第1篇 企業公司檔案管理制度
企業集團檔案管理制度
一、職責
各部門經理負責本部門管理范圍內的檔案管理工作。對本部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的外來文件進行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應設立檔案管理員。
二、管理內容與方法
1、立卷歸檔
(1)公司應立卷歸檔的文件資料包括:
①證照資料:包括營業執照、稅務登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關資料;
②規章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
③收發文書:包括總公司內部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復、總公司與其它公司業務文件、總公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。
④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。
⑤工程技術資料:包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。
⑥照片、聲音資料:包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑦其他需歸檔的文件資料。
(2)立卷歸檔的要求:
①各類文件應分別立卷。所有外來文件、內部文件由行政部統一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀要等。
②文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起,保持文件、材料的完整性。
③立卷歸檔的文件要便于查找。
④文件有標題的,應在目錄中列上標題。無標題的,應根據文件內容擬定標題,并標上方括號以示立卷人加的標題。
⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應加以裱糊。
⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。
2、檔案的利用
(1)各部門因工作需要借閱檔案,應在借閱登記簿上登記。
(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應按時歸還。借閱人員對所借檔案應妥善保管,嚴防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉借,不得擅自復制。
(3)借閱和查詢公司檔案,應經借閱和查詢人的分管領導批準。
(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應經董事長批準。
3、銷毀
(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準。專業性檔案(如工程技術、財務等)保存期限按照國家有關制度。
(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準。
(3)銷毀檔案時,應認真清點,由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由行政部經理指定,銷毀后,由銷毀經辦人和監銷人員在銷毀記錄上簽字。
(4)對已銷毀文件,應制定目錄清冊存檔。
4、檔案室管理
(1)檔案室應建立登記、統計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進行統計。
(2)檔案管理人員離職或調職,必須與接任人員辦理移交手續。
(3)檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發現問題,及時報告解決。
(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。
(5)立卷的檔案應分類放入檔案盒存放;
(6)檔案移交
①由部門自定責任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;
②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結束后1個月內,由各部門立卷歸檔,移交檔案室;
③負責保管檔案的職員離職或調離工作崗位時,應將有關檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負責人、部門經理一同進行檔案移交,移交給本部門經理或接崗人;
④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執一份。
三、責任
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷毀公司檔案的;
3、涂改、偽造檔案的;
4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。
違反檔案管理制度的,公司將據《人事管理制度》,視情節輕重,給予處罰。
第2篇 企業公司檔案管理制度6
企業(公司)檔案管理制度范本6
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度,確保個人檔案和生產資料機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據檔案內容合并整理個人資料;
③根據檔案內容的歷史關系,區別保存價值、分類、整理、個人資料,生產資料標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續,重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
