第1篇 l公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1.目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各公司各類檔案的管理。
3.職責
3.1由總經理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2人力資源及行政部經理監督管理的實施工作。
3.3人力資源及行政部行政助理負責對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。
4.檔案分類及編號
4.1檔案按其內容及關聯部門可分為六大類:
4.1.1行政類
4.2.2財務類
4.3.3人事類
4.4.4業務類
4.5.5工程類
4.6.6資源類
4.7.7合同類
4.2機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。
4.3檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。
4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》
5.機要檔案
5.1機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
5.2劃分標準
5.2.1絕密檔案包括
公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議等重大合同。
5.2.2機密檔案包括
●財務資料;
●公司重要會議紀要;
●公司經營情況;
●人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
●技術資料。
5.2.1秘密檔案包括:
●重要項目資料;
●項目合同協議。
6.檔案的裝訂
6.1以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。
6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
7.保存期限
檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外,一律按照下列規定辦理:
7.1永久保存
●公司章程
●股東名簿
●股東會、董事會、監事會會議紀要
●公司證照
●各級批文
●印鑒
●公司年度經營計劃
●公司年度經營總結
●年度財務報表
●技術資料
●不動產所有權狀及其他債權憑證
●人事資料
●大型活動圖片、音像資料
●其他核定須永久保存的文書
7.2十五年保存:會計憑證、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定和公司財務管理制度規定執行)
7.3五年保存:期滿或解除的合同協議、完結后的項目方案、其他經核定須保存五年的文書。
7.4一年保存:部門工作計劃及工作總結、完結后的部門請求報告、完結后無長期保存必要文書。
7.5公司規章制度由總經理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
8.保管部門
8.1財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。
8.2人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
8.3股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書或法務部保管。
8.4其他檔案均由總經辦指派專人保管。
9.檔案移交
9.1公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。
9.2公司章程,股東會、董事會、監事會會議紀要、決議,應自簽發之日起三日內移交總經辦。
9.3合同協議應在簽訂之日移交總經辦。
9.4財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
9.5其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
9.7《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經辦留存一份。
10.檔案調閱
10.1因工作需要需調閱檔案時,須填寫《檔案調閱申請單》,并經相應核準人核準后方可調閱。
10.2行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調閱須部門經理核準,跨部門檔案調閱須總經辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。
10.3檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容,將檔案調出,供調檔人查閱。
10.4調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。
10.5《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。
10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時,如借閱時間需要超過8小時,應在說明理由,并經部門負責人批準。
10.7如調檔內容更改、調檔時間延長,應按調檔程序重新辦理。
11.檔案的銷毀
11.1超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。
11.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經相應核準人核準后方可銷毀。
11.3部門內部檔案由部門經理核準銷毀;機要檔案由總經理核準銷毀;其余檔案由主管副總經理核準銷毀。
11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經辦指定專人監督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。
11.5檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。
11.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經辦一份。
12.其他
12.1檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
12.2所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。
12.3所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。
12.4本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部統一編號。
12.6各部門必須嚴格按照
第2篇 物業管理公司檔案管理制度七
物業管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。
3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。
二、管理結構和職責
1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:
①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;
③組織培訓各部門兼職檔案管理員;
④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;
2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點,其基本職責:
①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;
②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;
③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;
7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。
3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監督銷毀。
七、附則
1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則,報總辦備案;
3、有關檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規定
1、針對地產公司開發的新項目,在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。
2、工程竣工驗收后,地產公司向物業公司提交整套工程資料,物業公司專人接收并簽字確認。
3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關部門分類整理
列出清單
部門經理審查簽字
項目結束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
相關部門辦理
證件、證書領取
及時存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
第3篇 某商業街地產公司會計檔案管理制度
商業街地產公司會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經濟業務的重要資料和證據,必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理,由主辦會計組織有關人員,嚴格按照《會計人員工作規則》要求,對會計檔案進行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記,嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經財務部負責人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信及工作證,經公司領導批準,財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印,并辦理有關手續,外借期間不得轉借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限,根據其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定,嚴格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級主管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料,按上級有關規定執行。
11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后,會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時,由老單位根據帳面數編制財務移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據,原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
第4篇 集團公司檔案管理制度怎么寫
集團公司
(三) 第一章總則
第一條 為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則
第三條 檔案人員崗位職責
(一) 貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。
(二) 負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。
(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。
(四) 負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。
(五) 負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。
(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。
(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條 流程圖
(一) 接收流程:材料齊全缺少材料
1.執行標準
(1) 應歸檔文件齊全完整;
(2) 應歸檔文件為原件;
⑶ 及時登記;
2. 處理措施
(1) 檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二) 借閱流程
1.執行標準
(1) 借閱登記;
(2) 保持文檔完整;
⑶ 遵守。
2. 處理措施
(1) 違反規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。
⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則
第五條 檔案管理考核辦法
(一) 為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;
(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;
(四) 檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五) 考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六) 考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。
第六條 本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。
第七條 本工作細則自頒布之日起正式執行。
第5篇 公司文件檔案管理制度
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
第6篇 地產公司銷售部檔案管理制度
地產公司銷售部檔案管理制度6
為規范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷售合同
(1)預定書(認購書)原件;
(2)買賣合同原件;
(3)換、退房申請;
(4)房型修改申請;
(5)其他合同之補充協議。
2、客戶資料檔案
(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
(2)簽約客戶檔案
基本資料:姓名、聯系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料;
其他客戶提交之資料。
3、內部管理檔案
(1)銷售部內部管理檔案:各項管理制度、成文發放的管理文件
(2)銷售管理檔案
(3)各日、周、月統計表及報表;
(4)早晚會會議記錄。
4、內部往來文件
(1)發往各部門間的日常函件;
(2)收到公司各部門的往來文件。
5、公司對外宣傳資料
(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產相關信息
(1)房地產相關法律、法規、政策、資料;
(2)各樓盤樓書;
(3)房地產相關信息剪報;
(4)各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
(1)戶外宣傳制作合同復印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷售部有關的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;
2、檔案資料分類應清晰、全面;
3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續后入檔;
4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行:
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;
2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開;
4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關規定進行處理,造成重大損失者當追究責任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的,辦理交接手續方可入檔;
2、各類檔案材料,應按管理規范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內上柜保管;
3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質情況要及時采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷毀
1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示;
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導,經部門批示后銷毀。
第7篇 公司會計檔案管理制度怎么寫
公司會計檔案管理制度
(六)
一、為了加強檔案管理,統一會計檔案管理制度,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規定》,結合本公司實際及內部管理需要,制定本辦法。
二、 會計檔案指會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業材料。
三、 公司每年形成的會計檔案。應由財務部按歸檔的要求,負責整理、立卷或裝訂成冊,當年會計檔案,在會 度終了后,可暫由財務保管,任何人不得自行封包工保存。
四、 財務部指專人以會計檔案進行妥善保管,存放有序,查找方便,同時,嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
五、 保存的會計檔案,應為本單位的財會人員提供利用,非財會人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時,須經本單位主管領導及財務總監簽字批準,會計檔案原則上不得借出。
六、 撤消、合并時,會計檔案應隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規定辦理交接手續。
七、 各種會計檔案的保管基礎,根據其特點,分階段永久,定期二類。
八、 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由財務部門提出銷毀意見。嚴格審查鑒定,編造會計檔案銷毀清冊,并報公司董事會審查,經批準后銷毀。
九、 本辦法自公布之日起執行。附會計檔案保管期限表:序號檔案名稱保管年限備 注
一、會計憑證類1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年2銀行余額調節表15年
二、 會計帳簿類3日記帳15年其中:現金和銀行日記帳4明細帳25年5總帳15年包括日記總帳6輔助帳簿15年7固定資產卡片15年固定資產報廢清理后保存5年
三、 會計報表類5年8主要財務指標快報3年包括方字分析9月、季度會計報表5年包括方字分析10年度會計報表(決算)永久包括方字分析
四、 其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊25年13
第8篇 公司檔案管理制度范本
公司檔案管理制度范本
一、總則1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借,必須專人專用。7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。 七、本制度即日起開始執行。相關的管理制度推薦:食品安全管理制度辦公室計算機使用制度食堂管理制度
第9篇 某公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、 檔案的借閱
1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。
第10篇 中海物業公司檔案管理制度
zh物業公司檔案管理制度
為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發霉或蟲害要及時消殺;對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續,定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。
第11篇 公司文秘檔案管理制度
公司文秘檔案管理制度
1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
2. 管理職責
2.1 行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
2.2 各部門所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3 文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構,在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:
2.3 .1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3 .2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。
2.3 .3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3 .4總結經驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經營服務產生收益。
3．歸檔資料的范圍、內容
3.1 計劃性文件資料包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
3.2 批示性文件材料包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3 法規性文件包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。
3.4 公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5 總結性文件包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6 憑證性材料包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。
3.7 匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等
3.8 勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9 調研性資料包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.1 0聲像制品資料包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.1 1證件性文書資料包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.1 2饋贈行資料包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4. 文件資料的立卷歸檔
4.1 檔案的收集
4.1.1 凡屬本制度
第三條 所涵蓋的文件資料,均應歸檔統一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。
4.1.2 銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。
4.1.3 業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4.1.4 各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5 公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2 立卷歸檔的時間
4.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3 立卷歸檔的要求
4.3.1 各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執一份。
4.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
4.3.5 填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6 立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
4.3.7 立卷應以同類問題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。
4.3.8 立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9 立卷歸檔后,發現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
4.3.1 0文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。
4.3.1 1各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。
4.3.1 2聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5. 文秘檔案的借閱
5.1 文秘檔案主要供本企業利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。
5.2 各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。
5.3 文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。
5.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。
5.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
5.7 借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
6. 文秘檔案保密要求
6.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
6.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3 有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
6.6 外來參觀人員,統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
6.8 企業在職工工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。
7. 超期檔案的銷毀
7.1 對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷毀。
7.2 經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
7.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字。
第12篇 燃氣公司技術檔案管理制度
為了加強公司技術管理,為生產提供快捷、及時的服務,特制定技術檔案管理制度。
1.接到公司技術安全部下發的技術資料,及時進行整理、裝訂、歸檔,并及時提供給基層部門進行熟悉,做好詳細的記錄。
2.查借閱檔案資料必須進行登記,并按時督促歸還。
3.查借閱檔案者要愛護案卷,不得將案卷拆毀、涂改、污染。
4.借出或還回案卷時,必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續,當面點清,如發現差錯,及時追查責任,并采取補救措施。
