文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產經營活動的有序開展,實現文檔管理的程序化、規范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發的單位、性質分類,再根據時間先后排列存檔備查。
3、文件收發
文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發文單位、發文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發文應填寫發文的表格,注明發文名稱、發文時間、發文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉借他人,愛護文件注意清潔,在規定時間內歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規定,不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
