某某公司綜合檔案管理制度
某有限公司綜合檔案管理制度
一、總 則
第一條為了加強公司的檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用,按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求,實現檔案管理工作的科學化、規范化、制度化。使企業檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業發展提升整體實力。
第二條檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結晶,是公司歷史的鑒證。
第三條檔案工作是辦好公司重要基礎工作之一,也是衡量公司管理質量和管理水平的重要標志,是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業。把檔案工作納入公司整體發展規劃,列入議事日程,納入有關人員職責范圍,加強對檔案工作的領導。
第四條公司檔案實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于保管和開發利用。
二、公司檔案管理工作的基本原則
以集中管理與分散管理相結合,集中管理為主即公司文書檔案由總經辦集中統一管理,檔案未交總經辦的分別由相關部門管理,以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料,由主辦人負責將其相關的文件資料及時整理并歸檔。
三、公司檔案管理基本制度
第一條 管理部門
1.文件歸檔結案后原稿由總經辦歸檔,制訂文件部門根據實際需要留存復印件;如因工作、業務處理需要原稿須由制訂部門保管,應經公司領導同意后妥善保存,總經辦則以復印件歸檔。
2.公司檔案分類目錄及編號由總經辦統一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經辦檔案管理處。
第二條 文件點收
文件結案移送歸檔時根據如下原則點收:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應立即追查歸檔。
2.文件如經過抽查應有公司領導的簽認。
3.文件的處理手續必須完備,如有遺漏應立即退回經辦部門補辦。
4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件應立即退回經辦部門。
第三條 文件整理
