人力資源公司員工手冊：辦公用品管理制度

人力資源公司員工手冊：辦公用品管理制度

人力資源顧問公司《員工手冊》:辦公用品管理制度

一、總則

1、各部門使用辦公用品,要發揚勤儉節約的精神,杜絕隨意亂丟、假公濟私或挪作他用。

2、各部門購買辦公用品應有計劃性,如因工作需要臨時性的采購,僅限于處理緊急事件。

3、員工要愛護公共辦公用品,發現機器故障應及時向行政部報告。

4、行政部對各部門使用的辦公用品,具有監督管理的職責,發現有浪費行為予以制止,并按辦公用品的實際成本扣發當事人。

二、預算

1、各部門于每月20日,將本部門下個月所需常規辦公用品的預算表報前臺。

2、前臺匯總各部門預算后,列入行政部下月度預算中,25日報財務部,經總裁審核通過后執行。

三、采購規定

1、公司采購執行招標方式,對多家辦公用品供貨商對比,按照物美價廉的原則,選取性價比最優的一家,確定供貨商名單,明確哪些辦公用品由哪些供貨商供貨,且須簽訂正式的購銷合同,以保障購銷雙方利益。

2、數額較大的購買合同,由公司臨時組成采購小組進行合同談判,嚴禁由單個人操作。

3、日常辦公用品,由前臺按預算向公司指定的辦公用品供貨商統一購買。

4、電子類辦公用品,由網管按預算向公司指定的供貨商統一購買。

5、各部門偶爾使用的極特殊的辦公用品,由行政部采購專員進行購買,特殊情況下,經人事行政總監批準后可由各部門自行購買。

四、入庫規定

1、辦公用品由前臺進行保管,所有購買回的辦公用品均需到前臺辦理入庫手續。

2、前臺訂購的辦公用品,由供貨商填寫《入庫單》辦理入庫手續,前臺將辦公用品整理入庫。

3、非前臺采購的辦公用品,由采購人員到前臺填寫《入庫單》辦理入庫手續,前臺將辦公用品整理入庫。

五、領用規定

1、辦公用品分為耐用品和易耗品。

2、耐用辦公用品包括:電話、計算器、訂書器、文件欄、文件夾、筆筒、打孔器、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器等。

3、耐用辦公用品于新員工入職時按標準發放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的,必須以舊換新。新員工領用時需在《新員工領用辦公用品清單》上簽字。

4、易耗辦公用品包括:打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、記事本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、曲別針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。

5、易耗辦公用品,員工請于每周四下午前臺辦理領用,并在《辦公用品領用表》上簽字,其它時間不予辦理。

6、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、白板筆、涂改液、膠水)實行以舊換新原則。簽字筆、圓珠筆實行以舊筆芯換新筆芯的原則,為方便遺落后他人送回,請在自己的辦公用品上標明姓名。

7、電子類耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等),由網管核查確實不能使用,以舊換新。

六、保管規定

1、前臺每月底,完成本月入庫統計,及各部門領用統計,匯同財務人員按照臺賬對庫房中的辦公用品進行盤點:當前存量=上月余量+本月采購量-本月領用量。

2、數據有出入的,需由保管人員進行賠償。

七、結賬

按財務相關規定執行。