企業公司會議管理制度
企業(公司)會議管理制度
1.目的
為進一步規范公司會議管理,使會議務實高效,溝通迅速,確保會議內容及議定事項落實到位,提升公司運營效率,依據公司《內部溝通控制程序》,特制訂本制度。
2.范圍
本制度適用于公司規定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。
3.會議分類
3.1公司會議
1)總經理辦公會
2)周工作例會
3)生產例會
4)質量例會
5)營銷例會
6)月度工作總結會
7)內審、管理評審會
8)年終總結會
3.2部門會議
3.3晨會
3.4.其他會議
4.會議內容
4.1公司會議
4.1.1總經理辦公會
1)會議時間
每月召開一次(即每月20日)。
2)會議人員
主持人:總經理
參加人員:副總經理、總工程師、公司所有部門經理
3)會議內容
(1)傳達學習、貫徹落實上級的重要指示、會議和決定。
(2)研究決定公司日常工作中的有關事項,通報、交流重要工作情況。
(3)研究分析公司生產、質量、安全形勢,制定工作方針、工作計劃、目標、措施、策略。
(4)討論決定公司制定和發布的綜合性文件及公司管理規章、規定。
(5)需要總經理辦公會集體研究解決的其它重大事項。
4.1.2周工作例會
1)會議時間
每周召開一次(即每周一上午9:00至12:00)。
2)會議人員
主持人:總經辦主任
參加人員:總經理、副總經理、總工程師、公司所有部門經理
3)會議內容
(1)各部門報告本部門一周工作情況,下周計劃、存在的問題、解決方法。
(2)逐條逐項檢查落實完成情況,指導重點工作開展,并實行問責制。
(3)聽取各部門提交的議題,解決需要公司協調的問題,執行會議的各項決議及具體實施措施。
(4)布置公司日常工作,平衡計劃進度。
4.1.3生產例會
1)會議時間
每月召開一次(即每月8日)。
2)會議人員
主持人:生產副總/生產部經理
參加人員:生產副總、總工程師、生產部經理、車間主任、技術部經理、品管部經理。
3)會議內容
(1)各車間匯報上周生產完成情況,以及未完成的原因。
(2)分析影響產量的主要問題以及糾正預防措施。
(3)生產部布置本周生產計劃與任務
4.1.4質量例會
1)會議時間
每月召開一次(每月15日)
2)會議人員
主持人:總工程師/品管部經理
參加人員:生產部經理、車間主任、品管部經理、技術部經理。
3)會議內容
(1)匯報當月質量工作的情況以及公司存在的主要質量問題。
(2)匯報原材料、半成品、成品檢驗過程中存在的質量問題。
(3)通報重大質量事故以及解決方案,并制定糾正預防措施,提出下一步的改進方案等。
4.1.5營銷例會
1)會議時間
每月召開一次(即每月28日)。
2)會議人員
主持人:營銷副總/營銷部經理
參加人員:營銷主管、采購部經理、品管部經理、財務部經理、生產部經理。
3)會議內容
(1)匯報公司當月銷售工作情況,產品銷售情況以及市場占有率,反饋產品存在的主要問題等;
(2)對下一工作月度銷售工作進行預測;
(3)研究行業發展趨勢及銷售工作的對策;
(4)原材料的采購進度、近期需要與技術、總工溝通的架子、連接線、生產模具及生產急需的低值易耗品等有關事宜。
4.1.6月度工作總結會
1)會議時間
每月召開一次(每月1日)
2)會議人員
主持人:總經辦主任
參加人:總經理、副總經理、總工程師、公司部門經理以及車間主任、統計
3)會議內容
(1)各部門經理結合本部門的工作職責匯報上月工作完成情況以及未完成原因,提出下月計劃。
(2)總結工作經驗和教訓。
(3)總經理對各部門工作進行總結講評,布置工作。
4.1.7內審、管理評審會
1)會議時間
定于每年的3月份舉行內部審核會議,1月份舉行管理評審會議。當質量-環境-職業健康安全管理體系的管理、組織、生產發生重大變化或合同另有要求時,可增加會議的頻次,另行安排。
2)主持人:內部審核會議由管理者代表主持,管理評審會議由總經理主持
參會人員:總經理、副總經理、總工程師、公司部門經理及副經理、車間主任、職工代表
3)會議內容
評審公司一體化管理方針、目標的有效性和落實情況;
聽取職工代表對一體化管理狀況的建議;
討論分析一體化管理中的不足問題,使其更具完備和更具可操作性,確保持續改進。
4.1.8年終總結會
1)會議時間
每年召開一次(即每年12月20日)。
2)會議人員
主持人:總經理
參加人員:副總經理、總工程師、公司所有部門經理
3)會議內容
(1)對一年來的工作進行回顧和分析。
(2)總結一年來的公司所取得工作成績和缺點。
(3)總結一年來的成功的經驗與教訓,對以往工作的經驗和教訓進行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度來認識。
(4)根據今后的工作任務和要求,吸取前一年工作的經驗和教訓,明
確努力方向,提出改進措施等。
4.2部門會議
4.2.1各部門每周須定期召開由部門負責人主持召開的專題會議,傳達公司會議精神、講評部門工作要點、落實各項管理措施、幫助下屬解決工作中遇到的困難和問題,并對下一步工作進行指引。
4.2.2對于質量方面出現的產品不合格、過程中不合格、原材料不合格等質量問題,由品管部牽頭組織可隨時召集相關部門負責人參加會議,進行分析、評審等,并對會議議定的事項進行記錄備案。
4.2.3對于營銷方面合同訂單評審由營銷部牽頭組織召集相關部門負責人參加會議,對合同訂單進行評審分析,并對會議議定的事項進行記錄備案。
4.3晨會(見晨會管理制度)
4.4其他會議
公司或各職能部門解決工作中臨時出現的問題及公司生產與質量方面等緊急情況而召集的臨時會議。
5、會議準備和要求
5.1議題準備。各類型會議,召開前會議主持人均要擬定會議議題,通知與會人員,對于公司會議重要的議案報總經理辦公室備案。各部門要圍繞議題做好充分準備,需要通過會議向領導匯報和請示的問題,要有明確具體方案或意見,避免會議時間過長。
5.2會前協商。會議議題,凡涉及其它多個部門的,事先要進行會商,取得一致意見,避免會議限于爭執不休局面。
5.3資料準備。各部門需提交會議討論通過的問題,都要有簡要的書面匯報提綱,并在會前提前半天以上送至與會者,便于與會人員閱讀并準備意見。
5.4擬好會議議程。會議舉辦方就會議的內容,擬定出會議議程,并按照會議議程展開會議。
5.5發言要點。參加會議人員匯報工作、討論問題,其發言要圍繞會議議程和主要議題,簡明扼要,條理清楚,發言時間一般控制在3-5分鐘。
5.6通知與會人。根據會議通知,參加會議人員一般為相關部門的主要負責人。與會人員要準時到會,不得無故缺席或中途退場,如確因特殊情況不能參加的,要提前向會議主持人請假并派其代理人參加,同時通知辦公室。
5.7會場紀律。參會人員必須嚴格遵守會議紀律,不得隨意走動、交頭接耳,手機應調至震動或關閉狀態。
5.8會議紀要與催辦。會議議定事項,由總經理辦公室或會議主辦單位及時整理出會議紀要,會議紀要必須經主管領導簽發。對會議議定事項和決議,辦公室要及時進行催辦,保證決議落到實處。
