企業(yè)用車管理制度
為使公司車輛管理統(tǒng)一合理化，合理有效的使用各種車輛，最大限度的節(jié)約成本，更有效的控制車輛使用，最真實的反映車輛的實際情況，盡可能的發(fā)揮最大經(jīng)濟(jì)效益以及對公司所有車輛的保養(yǎng)和維修進(jìn)行控制，以確保車輛安全、良好的運(yùn)行狀況以及保養(yǎng)和維修的及時、經(jīng)濟(jì)、可靠，特制定本制度。
一、適用范圍
本制度適用公司各部門的所有車輛。
二、車輛使用管理
1、職責(zé)
(1)行政經(jīng)理負(fù)責(zé)辦公室車輛派遣及使用，并對各部門用車進(jìn)行審批、協(xié)調(diào)、安排，保證辦公室車輛的有效使用。
(2)運(yùn)營車輛由車輛管理人員負(fù)責(zé)車輛調(diào)度及管理，旨在最大限度的配置車輛使用，最有效的管理車輛。
2、公務(wù)車輛使用管理
(1)公務(wù)車輛使用管理
公務(wù)用車除財務(wù)外原則上是各部門經(jīng)理，因公使用公車的須填寫《公務(wù)車輛使用申請表》，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部備案。
(2)公務(wù)車輛使用安排
① 行政部對審批通過的用車申請，填制《車輛派遣表》，將每次外出的時間、地點、公里數(shù)記入并有申請外出人簽字認(rèn)可。
② 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T在收到《車輛派遣表》時，應(yīng)提前檢查車輛狀況及油量情況，按照派遣表上的時間按時出車，并填寫好派遣表的相關(guān)數(shù)據(jù)。
③ 公務(wù)車輛申請人員在辦理公司事宜時，應(yīng)嚴(yán)格按照派遣表中所規(guī)定的時間返回公司，如果在派遣表規(guī)定的時間內(nèi)無法及時返回公司，應(yīng)提前向行政部說明原因，獲得批準(zhǔn)后方可延時返回公司。
④ 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T辦完事后應(yīng)及時返回公司，如遇交通阻塞或意外情況不能按時返回公司的，應(yīng)提前向行政部說明原因，獲得批準(zhǔn)。
⑤ 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T返回公司后應(yīng)將填好的派遣表及時上交行政部審核，審核無誤后存檔。
⑥ 公司公務(wù)車駕駛?cè)瞬坏蒙米詫④囬_回家。
辦完公事必須將車輛停放在規(guī)定的地點。
不得因私使用車輛。
(3)運(yùn)營車輛使用管理
① 司配送部、備件庫、售后部均配有營運(yùn)貨車，且車輛數(shù)量較多，應(yīng)設(shè)專人管理，旨在保證車輛安全運(yùn)營的同時，最大化的配置車輛運(yùn)營。
② 各部門車輛出車、送貨應(yīng)由車輛管理人員統(tǒng)一調(diào)度，公司任何人員不得私自調(diào)度車輛，更不能因私使用公司車輛。
③ 車輛管理人員應(yīng)根據(jù)公司總體的運(yùn)營要求，對車輛的出車及保養(yǎng)進(jìn)行合理安排，駕駛員應(yīng)服從車輛管理人員的安排，如有特殊情況需提前告知管理人員。
④ 公司車輛駕駛?cè)藛T須有件，并且要熟知交通相關(guān)法規(guī)和路況、路名。
⑤ 公司車輛不得對外出租和出借。
⑥ 公司所有車輛鑰匙應(yīng)有車輛管理人員統(tǒng)一保存、管理，出車時連同《車輛出車安排表》一起交給需要出車的駕駛?cè)藛T，駕駛?cè)藛T應(yīng)在《車輛出車安排表》上簽字，表示鑰匙已收到。
⑦ 公司所有駕駛?cè)藛T每天下班前須將公司車輛停放在公司指定的地方后，將車輛鑰匙交由管理人員保管。
如遇特殊情況車輛當(dāng)天不能返回公司的，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
⑧ 車輛管理人員根據(jù)公司運(yùn)營需要，及時安排車輛出車，對需要出車的車輛應(yīng)填制《車輛出車安排表》。
⑨ 駕駛?cè)藛T在接到《車輛出車安排表》時，在規(guī)定的時間應(yīng)到達(dá)指定的地點，完成配送任務(wù)后應(yīng)及時返回，如遇特殊情況不能及時返回公司的，應(yīng)及時向管理人員說明情況，獲得批準(zhǔn)后方可。
⑩ 車輛管理人員應(yīng)對出車車輛進(jìn)行登記，填制《車輛送貨登記表》，當(dāng)車輛返回時，應(yīng)及時填寫返回公里數(shù)，并由駕駛員確認(rèn)簽字。
對出車異常的車輛應(yīng)詢問其原因，情況嚴(yán)重的應(yīng)上報公司。
駕駛?cè)藛T在車輛送貨過程中的停車，要遵守交通法規(guī)，在允許停車的區(qū)域停放車輛，防止因此罰款。
部門間車輛調(diào)用應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并報車輛管理人員備案。
三、車輛用油管理
1、職責(zé)
(1)行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)對公務(wù)車輛的用油進(jìn)行監(jiān)督、控制，財務(wù)部輔助配合監(jiān)控管理。
(2)運(yùn)營部門由車輛管理人員負(fù)責(zé)對車輛用油進(jìn)行監(jiān)督、控制，財務(wù)部輔助配合監(jiān)控管理。
(3)各部門應(yīng)加強(qiáng)車輛用油管理，節(jié)約用油開支，使車輛均能在經(jīng)濟(jì)耗油的情況下有效的運(yùn)營。
2、車輛油卡管理
(1)公司所有車車輛統(tǒng)一油卡加油，實行一車一卡制度。
(2)公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應(yīng)隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并報車輛管理人員備案。
(3)車輛加油卡辦理后，管理人員應(yīng)按車牌號與油卡號碼進(jìn)行備案登記，每月進(jìn)行核對。
油卡一經(jīng)備案，不允許變更，如遇到特殊情況，比如油卡壞了，不能正常加油時，應(yīng)報車輛管理人員，及時修理或使用備用油卡加油。
(4)禁止車輛間互換油卡，禁止使用其它車輛的油卡加油，如遇特殊情況，應(yīng)經(jīng)車輛管理人員同意。
(5)車輛管理人員應(yīng)根據(jù)車輛需要辦理備用油卡，在車輛所配油卡金額不足時備用，車輛在使用備用油卡時應(yīng)做好備用卡使用記錄，便于月底數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
(6)駕駛員在使用油卡加油時，應(yīng)保留好每次加油的小票，小票要保持連續(xù)性，月底按順序粘貼在《車輛用油統(tǒng)計表》上。
(7)駕駛員在油卡充值前，應(yīng)統(tǒng)一根據(jù)車輛管理人員的口令，在某一統(tǒng)一的時間點記錄本月車輛用油的實際數(shù)據(jù)，其中：
① 月初余額為油卡在上次充值前的余額。
② 本月充值為油卡上次充值的金額。
③ 月末余額為油卡最后一次加油后的金額。
④ 本月用油=月初余額+本月充值-月末余額+備用卡加油金額+現(xiàn)金加油。
⑤ 起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。
⑥ 中止公里數(shù)為本次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。
⑦ 中止公里時油箱所剩油量為本次記錄數(shù)據(jù)時油箱的油量金額化。
(8)一車一卡，一車一表，管理人員在申請充值時應(yīng)將每輛車的《車輛用油統(tǒng)計表》上報財務(wù)審核。
(9)車輛在使用備用卡加油時，應(yīng)收集好小票，并在小票背面注明加油車輛車牌號，交給車輛管理人員，車輛管理人員對每張備用卡須填《備用卡加油統(tǒng)計表》，連同《車輛用油統(tǒng)計表》一齊上報財務(wù)審核。
(10)特別注意事項：《車輛用油統(tǒng)計表》中的現(xiàn)金加油與備用卡加油應(yīng)詳細(xì)記錄日期與備用卡號。
3、充值申請流程
(1)車輛管理人員應(yīng)實時了解車輛油卡的用油情況，在油卡金額接近500元時，及時申請油卡充值。
(2)車輛管理人員在申請充值時，須做好《車輛用油統(tǒng)計表》工作，并保證將《車輛用油統(tǒng)計表》及時上報財務(wù)，財務(wù)在對油卡充值審核時要對上次充值的用油情況進(jìn)行審核。
(3)車輛油卡充值申請審核通過后，財務(wù)部將以支票或本票轉(zhuǎn)交車輛管理人員，車輛管理人員應(yīng)提供正確的公司名稱，并指定專人領(lǐng)取，及時充值。
(4)車輛油卡充值要求開具票，車輛管理人員應(yīng)在收到支票或本票后一周內(nèi)將充值增值稅票帶回公司財務(wù)部。
(5)車輛管理人員給油卡充值后，應(yīng)將各車輛充值明細(xì)連同增值稅票一齊帶回公司財務(wù)部。
四、車輛維修、保養(yǎng)管理
1、職責(zé)
(1)對維修服務(wù)公司需有行政和部門經(jīng)理及車輛管理人員共同考評和選擇，使用哪家維修廠原則上使用4s店的維修。
車輛管理人員對維修項目進(jìn)行審核。
(2)車輛管理人員負(fù)責(zé)對維修質(zhì)量進(jìn)行驗證，并保存相關(guān)的評定、維修質(zhì)量、維修記錄等資料。
(3)駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)定期檢查車輛狀況，并處理簡單的車輛故障。
(4)駕駛員負(fù)責(zé)及時發(fā)現(xiàn)、檢查故障;
并填寫《車輛維修申請單》;
確認(rèn)保養(yǎng)維修合格;
保留更換部件交公司驗審;
對維修質(zhì)量進(jìn)行及時反饋。
2、工作流程
(1)日常檢查、保養(yǎng)、維護(hù)
① 駕駛員須做好車輛出、收車檢查，保持車輛內(nèi)、外清潔。
② 行駛中注意車輛是否有異常聲響。
③ 經(jīng)常檢查各潤滑點，發(fā)現(xiàn)缺油或油變質(zhì)應(yīng)立即補(bǔ)充或更換。
④ 駕駛員每月底進(jìn)行檢查保養(yǎng)。
⑤ 每月由駕駛?cè)藛T對電瓶外表進(jìn)行清潔，經(jīng)常檢查電瓶使用情況，保持電瓶周圍干燥清潔和有效工作能力。
⑥ 每月由駕駛?cè)藛T檢查車輛消防設(shè)施。
⑦ 車輛管理人員對車輛進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，避免車輛造成機(jī)械事故及影響運(yùn)輸任務(wù)。
⑧ 車輛日常補(bǔ)胎及小零件更換必須在正規(guī)的4s店進(jìn)行，取得正規(guī)發(fā)票，不允許抵票報銷。
(2)定期保養(yǎng)
① 駕駛?cè)藛T要嚴(yán)格按照車輛保養(yǎng)相關(guān)規(guī)定定時對車輛進(jìn)行保養(yǎng)。
車輛公里與保養(yǎng)項目標(biāo)準(zhǔn)見《保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)表》。
② 保養(yǎng)維修必須在指定的維修廠進(jìn)行，駕駛員不得自行選擇修理廠。
③ 駕駛員根據(jù)車輛運(yùn)行里程數(shù)填寫運(yùn)行記錄，經(jīng)車輛管理人員核實后，由部門經(jīng)理安排車輛保養(yǎng)時間。
④ 駕駛員須辦理完審批手續(xù)后方可對車輛進(jìn)行保養(yǎng)、修理，不允許先斬后奏。
⑤ 定期保養(yǎng)操作流程：
駕駛員填寫《車輛維修申請單》----部門經(jīng)理檢查---審批(需要財務(wù)經(jīng)理及部經(jīng)理審批須審批)--憑審批后的《車輛維修申請單》(項目、金額)通過報賬中心借款---對審批后的項目進(jìn)維修---維修過程中如需增加維修項目，由部門經(jīng)理確認(rèn)維修---對維修車輛進(jìn)行檢查---索取發(fā)票及維修清單----會計人員對維修項目進(jìn)行審核------通過報賬中心沖銷借款。
(3)故障排除
① 在行駛過程中發(fā)現(xiàn)故障，駕駛員應(yīng)及時檢查，查明原因并判斷故障嚴(yán)重程度和對行駛安全的影響程度，主動設(shè)法排除故障。
② 如駕駛員無法排除故障，須估算費(fèi)用并征得部門經(jīng)理同意就近尋找修理廠處理，對故障嚴(yán)重程度及發(fā)生故障的原因應(yīng)及時匯報，請示處理方案。
③ 發(fā)生修理后必須將更換的部件交回公司驗審。
車輛管理人員對車輛突發(fā)修理原因進(jìn)行鑒定、審核。
④ 突發(fā)修理的操作流程：口頭向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行維修申請---獲批準(zhǔn)后進(jìn)行維修(不能到指定處修理時，選擇就近的修理廠)---補(bǔ)填《車輛維修申請單》---對維修質(zhì)量進(jìn)行反饋和記錄-----車輛管理人員鑒定、審核----部門經(jīng)理簽字----走報賬中心報銷。
(4)保養(yǎng)、維修后的車輛須經(jīng)車輛管理人員及駕駛員驗收，合格后方可進(jìn)行運(yùn)輸。
3、特別事項
(1)公司應(yīng)指定有資質(zhì)的專門車輛保養(yǎng)、修理點，便于修理、維修，可指定兩至三個點。
(2)公司為避免修理點配件價格過高，應(yīng)根據(jù)修理點單獨指定汽車配件供應(yīng)點。
(3)公司應(yīng)根據(jù)修理點提供的保養(yǎng)及維修清單去指定的配件供應(yīng)點購買所需配件，杜絕在同一個點既買配件又做維修。
(4)車輛保養(yǎng)、維修不允許駕駛員用現(xiàn)金交易，駕駛員應(yīng)在指定維修點修理后，由公司隔月統(tǒng)一支付。
(5)新車在5000公里時都有一次免費(fèi)保養(yǎng)，各新車駕駛員注意利用。
五、車輛罰款及理賠管理
1、車輛罰款管理
(1)客運(yùn)車載貨罰款
① 此類罰款為公司計劃內(nèi)罰款，駕駛員應(yīng)在送貨過程中有意識的避免此類罰款的發(fā)生。
當(dāng)發(fā)生時，駕駛員態(tài)度應(yīng)良好，爭取少罰款或不罰款。
② 駕駛員應(yīng)妥善保管開具的罰款單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，可用其它發(fā)票沖抵報銷。
(2)車輛停車罰款
① 駕駛員應(yīng)熟知交通停車相關(guān)規(guī)定，將車輛停放在允許停車的地方。
② 該類罰款公司不允許發(fā)生，如有發(fā)生，應(yīng)詳細(xì)了解罰款原因，屬于駕駛員出于個人利益而發(fā)生的亂停車罰款，公司不予報銷。
該類罰款在報銷時應(yīng)特別注意審核。
2、車輛事故理賠管理
(1)車輛事故理賠是基于車輛保險的意外保證，駕駛?cè)藛T應(yīng)在提高自身駕駛技能的同時，認(rèn)真遵守交通法規(guī)，鑒于公司車輛之多，理賠業(yè)務(wù)之多，特制定此辦法。
(2)車輛在發(fā)生時應(yīng)及時聯(lián)系保險公司，由保險公司進(jìn)行事故鑒定，出具鑒定報告。
(3)駕駛員應(yīng)及時到保險公司指定的修理點將車輛盡早修好，不要耽誤正常工作，修理費(fèi)先由駕駛員墊支或憑保險公司的事故受理單向公司借款支付。
(4)保險公司在受理交通事故后，會將一聯(lián)寫有理賠號碼的受理單交于駕駛員，爾后保險公司系統(tǒng)會將該起事故的理賠號碼發(fā)送至駕駛?cè)藛T所留的手機(jī)上，駕駛?cè)藛T應(yīng)妥善保管。
(5)駕駛?cè)藛T應(yīng)將正確無誤的公司名稱及銀行帳號告知保險公司，在保險公司受理事故后應(yīng)跟蹤保險公司及時將理賠款匯之公司賬號。
(6)當(dāng)公司已確定收到該筆理賠金額時，駕駛?cè)藛T應(yīng)憑載有理賠號的受理單或理賠號來財務(wù)部領(lǐng)款或辦理沖賬手續(xù)。
(7)財務(wù)部應(yīng)根據(jù)所報理賠號與銀行到賬憑證載明的號碼與車牌號對應(yīng)，確定相符后方可支付或沖賬，否則不予辦理。
風(fēng)險提示：
企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的“法律”，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。
糾紛案件中，工資支付憑證、記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時候，應(yīng)該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。
