建筑設計公司辦公管理制度

建筑設計公司辦公管理制度

建筑工程設計公司辦公管理制度

第一節考勤制度

一、總體規定

1、考勤是公司規范管理的基礎,是計發工資獎金、享受福利待遇的主要依據;

2、公司的考勤管理由行政部指定考勤員負責;

3、公司董事、監事、工作室負責人、獨立建筑師可以不參加考勤。

二、打卡

1、公司實行五天工作制,周一至周五,工作時間為:

上午9:00-12:30 下午 14:00-17:30

2、公司實行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有參加考勤的人員必須按上、下班時間準時打卡兩次:

3、卡上不得出現任何未辦理手續的空白格子,對未辦理請假手續而出現空白格子者按曠工半天或一天處理;

4、任何人不得代人或托人打卡,違者雙方當次打卡無效,各以曠工半天論處;

5、有急事外出或工作而忘記打卡者,須由直屬部門負責人補簽。若補簽失實,對補簽和被簽者各以曠工半天論處。

6、每月允許三次忘打卡補簽,從第四次起忘打卡一次按曠工半天處理,以此類推。

7、因考勤系統或停電等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部門核實后統一簽字。

三、違反考勤制度的處理

1、遲到、早退

嚴格按公司規定的上、下班時間工作,以電腦打卡機記錄時間為準,否則以遲到、早退論處(事先請假、因公外出、出差除外),每遲到或早退1分鐘扣2元,依此類推 。連續遲到或早退五次或全月累計十次的,予以解聘;

2、曠工

① 上班時間半小時后或下班時間半小時前打卡者以曠工半天論處;

② 上班時間1小時后或下班時間1小時前打卡者以曠工1天論處;

③ 未經準假或假期已滿未續而不到職者以曠工論處,曠工天數按應到未到崗天數計;

④ 偽造休假證明者以曠工論處,曠工天數按應到未到崗天數計;

⑤ 無正當理由,拒絕直屬主管或公司領導安排工作者以曠工一天論處;

⑥ 不服從工作調動,經教育仍不到崗者以曠工論處,曠工天數按應到未到崗天數計;

⑦ 曠工一天扣3倍等時工資總額,以次類推(日工資=月標準工資/22);

⑧ 連續曠工3天,當月累計曠工5天,全年累計曠工15天者按自動離職辦理;

第二節 請、休假制度

一、請、休假天數審批權限

請假人員天 數審批者

室主任/主任工程師及以下人員1天(含)以上部門負責人

副總及以上人員假期無論時間長短總經理

假期最小計算單位為1小時,不足1小時的按1小時計。所有請假書面手續必須交于行政部統一管理,作為當月考勤的依據。

二、假期分類

1、法定節假日10天:

元旦節1天 (1月1日);

春節3天(農歷正月初一、初二、初三);

勞動節3天(5月1日、2日、3日);

國慶節3天(10月1日、2日、3日);

國際婦女節0.5天(3月8日下午半天,限女員工)。

2、事假

員工凡請與工作無關的事假扣發事假期間內工資(日工資=月標準工資/22);假滿上班時應到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

3、病假

員工請病假單由各部門負責人審批后交考勤員,假滿上班時憑醫院開具的診斷證明或其它醫院證明到考勤員處核銷,拒不提供醫院證明的,按曠工處理;病假期間內的工資按月標準工資的60%發放(日工資=月標準工資/22);其他事宜按國家有關規定執行。

4、試用期員工在試用期間事假累計10天以上,正式員工事假月累計15天或年累計50天以上的,均按自動離職處理。遇特殊情況,報部門負責人或總經理批準可不受此限制。

5、婚假

正式員工可申請婚假,婚假7天,員工申請婚假,在請假或銷假時必須提供結婚證書,否則按曠工處理。婚假必須在結婚當年使用。

6、產假、

合同期內的女員工符合計劃生育政策生產時,可申請產假。產假90天。

7、看護假

合同期內的男員工,配偶生產時,可申請看護假。看護假5天。

8、喪假

員工的父母、配偶或子女死亡,可申請喪假。喪假5天

9、帶薪年假

員工在公司連續工作期滿一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年則有薪年假增加一天,但最長不超過十五天,帶薪年假當年有效,不可累計使用。請帶薪年假者,須提前一周填寫申請表辦理相關審批手續,辦完工作交接后方能休假,且假滿上班時應到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

10、員工按以上5、6、7、8、9項休假時按標準工資帶薪,一種假期最多分兩次以內休完,假滿上班時須到考勤員處核銷,否則按曠工處理;

11、所有假期時間連續計算,含公休日,不含法定節假日。

三、假期獎金和福利待遇發放標準:

月累計休假7天及以上(國家法定節假日除外)取消當月獎金及津貼;

四、請、休假辦理流程:

填寫申請表-→按假期長短辦理審批手續-→辦理工作交接-→考勤員備案、歸檔-→假滿核銷

第三節 出差制度

一、辦理出差手續:

1、員工出差,應由派遣出差部門的負責人填寫出差派遣表一式兩份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人憑以預借或報支旅費交通費報銷:

2、員工出差結束后應及時到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;

3、員工出差銷差后三日內應填具'出差旅費報銷單',送請各部門負責人審批,總經理審定后,交財務部憑票報銷。

二、交通費報銷:

1、公司員工乘坐火車、輪船、飛機等交通工具按實際購票證明單報銷交通費;

2、搭乘公司的交通工具者,不得再報支交通費。

3、市內及短程(一日內)辦公事人員,按公司要求乘坐交通工具,并憑實際產生的交通票報銷。

三、出差福利:

職務級別住宿標準伙食補助標準借支備用金標準

公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次

副總以上400.00/天/人60.0

0/天2000.00-5000.00/人*次

副經理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、150.00/天/人

專業負責人和初級主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次

2、120.00/天/人

員工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次

2、80.00/天/人

說明:副總以上出差可住單間,副總以下人員出差按兩種住宿標準執行:一人出差時按1項住宿標準執行,兩人及以上人員同時出差時按2項住宿標準執行。

四、工地補助(長期出差):連續七天及以上天數派駐同地區工地工作者為長期出差,享受工地補助,每天160元(包括:市內交通費、伙食費在內),住宿標準經公司批準,憑工地派出單報銷。

第四節 辦公環境管理制度

一、環境綠化

1.行政部根據辦公實際需要經審批后對外簽定花草租/購協議;

2.除花草公司定期維護和保養外,行政部指定專人進行護理;

3.每位員工不得有意傷害花草,違者照價賠償;

二、環境衛生

1.辦公環境的日常管理工作由行政部負責;

2.公司環境衛生由行政部清潔員負責。

3、每位員工要保持個人辦公區域的整潔,辦公用品擺放整齊,設計圖紙等無須帶走的重要文本下班后一定要妥善處理,如因個人處理不當造成重要圖文丟失,則個人負全責,公司視具體損失情況另行處罰;

4、任何員工不許在辦公家具和公共設施上亂涂亂畫,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

5、公共辦公區域內嚴禁吸煙和就餐,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

6、辦公時間內不許隨意喧嘩和嬉戲,以免防礙他人的正常工作,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;

7、辦公區兩翼為休息區和吸煙區,員工不能亂扔報紙或煙頭,保持環境衛生;

8、廁所衛生規范:嚴禁在廁所內吸煙、亂扔煙頭;嚴禁亂倒茶葉等物堵塞下水道;節約用水、紙;便后沖水;

三、辦公設備

1、辦公設備的添置與更換由各部門負責人批準后,統一由行政部辦理;

2、行政部負責辦公設備的日常維護、保養工作。

3、每位員工的辦公設備都需登記存檔,未經許可不得私自調換;

4、不得損壞辦公場所的設備設施,若有遺失或損壞,將予以賠償;

5、各部門要保證辦公區域的設備設施的完成,做到下班時關停所的設備電源;

四、員工儀表

1、員工進入辦公區需佩帶員工證,由行政部負責監督;對于拒不佩帶者,行政部予以口頭警告,當天口頭警告達3次者,按曠工1天處理;

2、員工儀容儀表整潔、大方,不許披頭散發、穿拖鞋上班;在工作區域內,不大聲喧嘩、不高聲談笑、聊天、工作時間不談論與工作無關的事宜;不得在工作時間躺臥、打瞌睡;工作時間不得瀏覽與工作業務無關的書籍、雜志、報紙;不準在辦公區域上網聊天或打游戲;工作時間不得吃早點、零食。

3、修飾儀容應在衛生間或其它相對隱閉的地方進行;

第五節 固定資產管理制度

一、固定資產的購置和變更:

固定資產的購置和變更統一由行政部負責辦理,不允許各部門或員工私自購置與擺放,以保持辦公環境的統一與協調,特殊需購置的需先由部門負責人審批再由行政部上報總經理審定,最后在行政部備案;

二、登記:

所有固定資產均需登記造冊,要清楚記載使用人和使用地點;

三、領用:

固定資產的領用需先由部門負責人審批,再由行政部領用,并登記備案;

四、維護:

行政部負責固定資產的日常維護,每位員工應小心和愛惜地使用自己支配的固定資產資源,對于由于員工明顯的過錯而造成的固定資產損壞,應視情況予以賠償;

五、管理:

行政部每月應對公司的所有固定資產進行定期盤點,及時掌握固定資產的動態情況,對帳物不符的,要徹查;行政部每月底制作固定資產月報表由部門負責人審批,總經理審定。

六、報廢固定資產的處理:

對于不能使用的固定資產,經部門負責人審批由行政部上報總經理批準后予以變賣或報廢,并及時報送財務室;

第六節 低值易耗品管理制度

一、申購:

1、每周各部門擬定所需的低值易耗品的計劃,交行政部商務人員統一對外采購。

2、行政部商務人員根據各部門的采購計劃,進行貨比三家,在指定的供應商處進行采購。

二、領用:

1、低值易耗品的領用采取登記制,各部門指派專人根據采購計劃在商務文員處領取。

2、新入職人員的低值易耗品,商務文員負責為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;

三、管理:

1、負責購發低值易耗品的商務人員要做到貨品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;

2、負責購發低值易耗品的商務人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字。

3、每月5日由商務文員制作低值易耗品月報表,以此作為月底結算的依據。

4、員工個人購買的由個人妥善保管與擺放。

5、員工應本著節約的原則妥善使用與保管。

第七節 證照年審與變更管理制度

一、證照類別:

1、公司經營運作所需的各類證、照,包括工商、稅務、勞動、人事等政府部門頒發的證、照、下發的批文和行業協會、社會團體、銀行等頒發的證、照。

2、公司獲得的各種榮譽、文件、證書、牌匾等。

一、證照保管部門:

稅務證由財務部負責管理和保存;

其他證照如:企業營業執照(正、付本)、企業代碼卡、職稱證、注冊師證、勞動、人事證照等由行政部負責管理和保存;

二、管理方法:

1、管理部門必須建立登記臺賬,記錄證照的出入情況,保證其使用及安全;

2、因業務需使用復印件、影印件的,必須在管理部門登記備案;

3、證照原本原則上不予借用,特殊情況因工作需要借用的,必須辦理書面借用審批手續,需公司總經理或其授權人審批同意借用。

三、年審日期:

稅務證:長期有效,不必年審;

營業執照:每年1月1日至4月30日;

企業代碼卡:每年5月份;

職稱證:按規定時間辦理;

注冊師證:按規定時間辦理;

暫住證:按規定時間辦理;

其他證照:按規定時間辦理;

四、公司及員工的各種證照由行政部負責辦理年審;

五、變更:根據相關部門具體要求或公司實際需要另行辦理;

六、公司副總以上級的車輛年審(按車牌尾數所對應的月份)及養路費(每年12月份)、車船使用費(按車牌尾數所對應的月份)等的交納由行政部負責辦理;

第八節 印章管理

一、印章的種類及保管部門:

印章種類數量(枚)保管部門/人

分公司公章1行政部

銀行印鑒私章(分公司)1 總經理

合同章(總公司、分公司)各1營銷部

行政章 1行政部

財務章1 財務部

技術專用章 1 技術委員會

出圖章1 技術委員會

注冊師章(建筑、結構) 各 1技術委員會

二、 印章使用流程:印章專管人首先應有授權人的書面授權方可保管

公章、印鑒私章:申請人填表→部門負責人審批→總經理或其授權人批準→蓋章→申請表交總經理留存

合同章:申請人填表→部門負責人審批→總經理或其授權人批準→蓋章→申請表交營銷部留存

行政章:申請人填表→部門負責人審批→總經理或其授權人批準→蓋章→申請表交行政部留存

財務章:申請人填表→部門負責人審批→總經理或其授權人批準→蓋章→申請表交財務部留存

技術專用章:申請人填表→部門負責人審批→總工程師或其授權人批準→蓋章→申請表交總工程師留存

出圖章、注冊師章:申請人填表→部門負責人審批→總經理或其授權人批準→蓋章→申請表交技術委員會留存

第九節文件管理制度

一、文件分類:

1、規定:發布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。

2、決定、決議:對重要事項或重大行動做出安排,用'決定'。經會議討論通過并要求貫徹的事項,用'決議'。

3、通知:轉發上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。

4、通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。

5、申請、請示、報告:向上級請求批示與批準,用'申請、請示'。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。

6、批復:答復請示事項用'批復'。

7、函:商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用'函'。

8、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀要'

二、發文格式與編號:

1、根據公司目前的管理架構,文件分為:

紅頭文件:公司制定的各種規章制度、重大決定、對外公函等;

藍頭文件:公司有關部門簽發的一般性、臨時性文件;

2、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成。

2、所有文件按行政、人事、財務、技術、董事、營銷字樣加以區分,文件保管人須按'行政'、'人事'、'財務'、'技術'、'董事'、'營銷'分類造冊以便查找;

3、文件編號:采用'bfhsy04001xz'方式,其中'bfhsy'為'北方漢沙楊'的拼音縮寫,'04'表示年份,'001'表示文件序號,'xz'是'行政'的拼音縮寫,類似地,'rs'表示人事、'cw'表示財務、'js'表示技術、'ds'表示董事、'yx'表示營銷;

二、文件簽發:

部門起草提交行政部編號、打印部門負責人審批

總工程師簽發(技術類)

行政部留檔各部門歸檔

三、文件密級管理:

1、公司秘密的密級分為'機密'、'秘密'二級。

①機密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。機密文件僅發給公司董事一級,包括:合伙協議、合作協議、臨時聘用及合作協議、不公開的董事會決議或會議紀要、財務報表、統計資料、公司經營情況、公司尚未進入市場或尚未公開的各類信息、重要會議記錄、公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收入;

②秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。秘密文件可發給普通員工,包括公司的各種規章制度;

③公開文件指讓所有員工知曉的并可貼于公告欄的臨時性、緊急性通知、通告屬于公司秘密的文件、資料,應當標明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密;

④所有文件都應有對應的電子文檔2份,每季度還應有2份光盤備份;

2、保密措施

對于密級文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:

①非經總經理批準,不得復制和摘抄;

②收發、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔任,并采取必要的安全措施;

③在設備完善的保險裝置中保存。

④在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。

3、責任與處罰

①出現下列情況之一者,給予警告,并扣發工資10元以上500元以下:

a泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;

b已泄露公司秘密但采取補救措施的。

②出現下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經濟損失:

a故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;

b違反本保密制度規定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;

c利用職權強制他人違反保密規定的。

第十節 檔案管理制度

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄,是實現今后決策科學化的重要依據。

一、檔案分類:共分六大類,所有檔案均需有紙質文檔和電子文檔備份

1、行政類:裝修合同、辦公家私合同、租賃合同、電話及網絡、公司各類證照原件及復印件,其它行政文件;

2、人事類:面試人員檔案(分部門、分職能):個人簡歷及其它證明;

員工檔案:個人簡歷及其它證明、聘用人員人事檔案表、勞動合同、畢業生接收協議(或有)、考勤記錄、獎懲記錄、工作變更、晉級記錄、合同解除手續等;

3、財務類:收入合同;滿一年須移交行政部;

4、技術類:設計前期成果(a3/a4紙檔 1,電子檔 2)、概念方案成果(a3紙檔 1,電子檔 2)、報建方案成果(a3紙檔 1,電子檔 2)、擴初設計成果(底圖 1,電子檔 2)、施工圖成果(底圖 1,電子檔 2)、各階段甲方往來函件及施工變更文件(紙檔 1,電子檔 2)

5、董事類:董事會決議或會議紀要等文件;

6、營銷類:營銷部文件、協議、合同等。

二、檔案編號及歸檔:

按時間先后進行編號;按行政、人事、技術、財務、董事、營銷六大類進行歸檔保存,其中財務檔案由財務部專人負責保管,行政、人事、技術、董事檔案由行政部專人專夾、專柜保管,同時應做到第三人按標識隨時可查,營銷檔案由營銷部專人負責保管。

三、調檔、歸檔流程:

調檔人填寫調檔申請表→部門負責人審批→行政部經理審批→總經理或總工程師批準→檔案專管員提檔并簽名→檔案專管員及時歸檔并簽名;

調檔人必須對所調檔案的完整性、安全性付全責。檔案若出現破損,則應及時修補,檔案遺失,則行政降級,并視損失嚴重性另行處罰;

四、檔案的銷毀: 檔案保管員填寫'檔案銷毀審批表及清單'→行政部經理審批→總經理或總工程師批準→行政部經理監督銷毀→作銷毀登記

第十一節 安全管理制度

一、安全管理:

公司實施節假日值班制度,由行政部負責每月的值班安排和監督工作,值班人員必須按時到崗,并認真履行值班職責,并填寫值班記錄。

二、消防安全:

1.行政部每天指派專人巡查辦公區域的消防控制點,及時發現、報告、排除消防隱患;

2.及時制止違規吸煙者,員工連續三次被發現在公共辦公區內吸煙的予以解聘; 二、鑰匙管理:

1、每套鑰匙需有編號,并登記使用、不得私自配制;丟失鑰匙必須追究責任;

2、余匙存放在檔案室墻上明列。

場所總數量 使用人/數量 余匙保管人/數量

各辦公室門匙3董事、合伙人/1行政主管/2

行政部門匙 3行政主管、檔案員、營銷主管各 1行政主管/0

檔案室門匙 3檔案員、周老/1 行政主管/1

財務部門匙 3 會計、出納共3行政主管/0

會計檔案柜2 會計/1總經理/1

出納檔案柜 2出納/1總經理/1

會議室門匙3商務文員/1 行政主管/2

會議室柜匙 3商務文員/1 行政主管/2

兩翼及中間消防門3值班人員/1行政主管/2

電梯鐵閘門(2個) 2x2商務文員/1x1行政主管/1x1

員工柜匙 2員工/1 行政主管/1

三、網絡信息安全:

1、行政部應指定專人定期對公司的電腦進行必要的殺毒處理,確保資料不受電腦病毒的侵害;

2、行政部只保留各辦公室、行政部、各部門負責人的usb接口和網卡,以防病毒入侵和資料外泄;

第十二節 溝通與交流

公司鼓勵員工與員工、上級與下級之間保持平等的對話。這種良好、融洽、坦誠的人際關系與交流溝通,保持了我們和諧、相互信任、共同進步的工作氛圍,是我們高效協作的基礎,而且使我們及時了解自己工作的得失,不斷得到改進。

一、內部投訴和合理化建議

當你認為你個人的利益受到不應有的侵犯,或對公司的經營管理措施有不同的意見,或發現有違反公司各項規定的行為時,可以向相關當事人或部門提出投訴。如果被投訴人或被投訴部門無法提供給你滿意的解決意見,你的投訴會被逐級提交,保證有明確的反饋。

公司鼓勵員工對公司提出合理化建議,如果你對公司的發展,管理等問題有自己的看法和觀點,無論是大的問題、小的細節公司都希望得到你的建議。行政部負責收集員工的合理化建議,并負責它們得到準確的傳遞。

二、公司內部網站

公司的內部網站是我們信息傳遞與交流的最為豐富和頻繁的地方,在這里你可以了解公司的最新動態、項目展示、內部信息,并可在論壇上發表高見,我們可以實現充分的信息資源共享。