汽車隊合同管理辦法
為了更好地遵循合同管理原則，依法簽訂合同，保證合同的合法性，切實履行合同，提高合同的履行率，及時處理合同糾紛，維護分公司的合法權益，推動企業建立健全機制，以誠信受約，公平交易的商業道德為前提，積極規范合同行為，加強合同監管，深入開展“重合同守信用”活動，更進一步增強法制觀念，增強合同意識，特制定分公司汽車隊合同管理辦法。
一、合同管理組織
1、由分公司主管部門，分公司的主管領導張柯履行領導職責，隨時監督和指導合同的管理工作。
2、合同管理小組：
組長：副經理張柯
副組長：車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜
組員：王開全、劉靜、盤登素、王建
（一）、合同簽訂程序和審批制度
1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省：
(1)、雙方當事人要約承諾的程序，要約中確定具體內容，承諾了就要受意思約束。
(2)、調查核實對方簽約的資格，抵御風險能力。
(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。
(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿，5萬元以上必須交經理定稿。
(5)、交主管領導審批。
(6)、交合同管理員編號蓋章。
(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。
(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。
2、合同簽訂程序完畢后，必須堅持由公司分管領導審簽的制度，否則，合同管理員不能編號蓋章。
（二）、合同專用章和合同文本，使用保管制度。
1、合同專用章和合同文本，必須妥善保管，嚴禁隨意擱放，合同專用章還必須在存檔柜中入盒，采取雙鎖保管。
2、合同文本原則上不能蓋空白，由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠，簽約時間緊迫時，必須征得分公司領導同意，并進行登記，方可蓋章于空白合同文本。
3、合同文本根據業務對象需要，給予數量，為防止丟失，原則上每一個合同不能超過5頁。
4、合同一經編號后，如有作廢必須交回備查，夠則不能重復請領。
5、貨代服務訂單，除照本制度的1、2、4條管理外，使用過的訂單存根頁，必須在用完一本時，及時交回，及時交回分公司辦公室存檔。
（三）、合同的變更解除處理制度
1、在當事人雙方協商一致意見，并請示分公司主管領導后，可以對合同進行變更或補充，補充合同或協議，仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。
2、所有合同的變更或補充，涉及價目和金額標的時，必須經分公司班子研究決定，按分公司班子研究的意見性意見，當事人雙方才能協商，協商一致后形成文字材料審批履行。
3、合同中權利和義務的轉讓和修改，必須按法律規定，依據充分之后提交分公司審理批準。
（四）、使用法人《授權委托書》制度
1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。
2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂，不委托當事人辦理。
（五）合同的臺帳登記和報表制度
1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記，健全和完善登記制度，為總結、分析、提高打下基礎。
2、嚴格遵守《統計法》規定，認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表，做到報表數據不失誤，報表按規定時間呈報不誤期，報表送達單位不出錯。
3、妥善保存合同登記臺帳和報表，使上下相連不缺欠。
（六）、合同擋案管理制度
1、合同檔案分類編號、分類保管。
2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。
3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意，禁止私人關系查檔。
4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。
5、合同正本分公司管理人員保管，因工作需要，業務經辦人員只保存合同復本。
（七）、合同管理人員工作制度
1、認真學習法律法規，爭做懂法，依法的內行，為分公司合同的順利履行把好關。
2、努力研究依法辦事的規定和材料，宣傳群眾，宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。
3、理解合同中的違約案例，從中吸取經驗教訓，為分公司減少或杜絕經濟糾紛。
4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題，找出隱患苗頭。
5、不違章違規使用合同公章和合同文本，妥善保管，杜絕事故。
6、保守合同秘密。
（八）、其他合同專項制度
1、銜接分公司經營管理規章規定，不與分公司規定相違背，如有發現，及時修改。
2、嚴格合同管理效益兼顧的制度，在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下，力求為車隊的經營創造有利條件，讓車隊不失時機的抓好經濟效益。
二、合同管理中的簽約標準要求
（一）、原則上一律簽訂書面合同，用口頭形式的合同，僅限于分公司班子同意的，即時（當時）就能取消的經濟往來支付。
（二）、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同，不簽訂違法合同、不簽訂無效合同，不簽訂無履約能力的合同。
（三）、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同，內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。
（四）、政府規定應該簽證或備案的合同，必須及時辦理簽證或備案手續。
（五）、代理簽訂的合同，必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。
（六）、力爭簽訂標準完善的合同，能做到：
1、標的正確、不大不小。
2、字跡工整、不潦草。
3、無涂改。
4、無串格。
5、無內容含糊混淆。
6、用詞提法不錯亂，法規專業用語不過時。
三、合同傳遞運行的程序：
（一）、合同簽訂蓋章完畢后，應全部先行返回分公司辦公室存檔。
（二）、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。
（三）、交由雙方當事人的合同，系統作業之用，雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作，交由財務室合同，按價格結算款額之用，私定協議調整浮動價格而無補充協議的，財務可拒絕按新的辦法結費。
（四）、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。
四、全面履行合同的管理辦法
（一）、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施，除不可抗力的原因外，年度合同履約率應達100%。
（二）、遵守交易習慣，履行保密義務。
（三）、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。
（四）、為防止回收貨款或酬金的困難，力求找到保證措施，商簽擔保人或財產抵扣合同，努力使債權順利兌現。
（五）、隨時掌握合同履行狀況，清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況，及時處理和提出吃力履約困難的問題。
（六）、防止發生和正確處理“三角債”問題。
五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’
（一）、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。
（二）、考核各部門的工作時，同時合同管理和履行情況。
（三）、在公司的經營活動中，注意分析合同在簽訂和履行中的問題。
（四）、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。
（五）、從強化合同管理中，加強和改善公司生產經營管理，提高經濟效益和社會效益。
（六）、與各部門的年終考核掛鉤，凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的，酌情扣發年終考核獎。
