大學學生檔案管理辦法
大學學生檔案管理辦法
學生檔案是如實記載學生在校期間學習、生活、成長的記錄，為了貫徹黨的教育方針，真正落實國家頒布的《教育法》，加強對學生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用；為了準確無誤的整理保管每一名學生的檔案材料內容，特制定本辦法
一、管理原則
學生檔案管理實行全校學生檔案集中統一管理，切實維護學生檔案的完整性和真實性。
二、學生檔案歸檔范圍
1、學生高考資料
2、高等學校畢業生體檢表
3、高等學校畢業生登記表
4、入團志愿書
5、入黨申請書、志愿書及考核、培養、調查材料
6、學生獎懲材料
7、學生學籍異動材料
8、成績總表
9、學生教育實習、畢業實習考核成績評定表
10、其它
三、學生檔案管理人員工作職責
1、負責對各學院、部門的學生檔案材料的整理進行指導、督促，在每年十二月對學生檔案的收集整理進行檢查、考核。
2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。
3、保管好學生檔案，遵守保密制度，保證學生檔案的安全。
4、做好學生檔案的進出、交接和轉遞工作。
5、辦理其他有關事宜。
四、部門學生檔案管理工作職責
1、各學院按各自職責范圍收集和整理相關學生檔案材料。
2、學生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。
3、學生在校期間形成的檔案材料由各學院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一學年度形成的檔案材料的整理。
五、學生檔案的查閱
1、查閱人需持有關證件在閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室。
2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關人員泄露檔案內容。
3、檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還。
4、查閱學生檔案一般限對學工處、保衛處、教務處、各學院。
六、學生檔案的交接與轉遞
1、每年各類招生結束后，有關部門（招生辦或教務處）應及時將學生檔案移交。移交過程中，必須認真清點、核對，并辦理交接手續。
2、招生過程中和招生結束后，凡涉及學生退檔，須經招生辦同意后，辦理有關退檔手續。
3、學生畢業派遣后，學生管理科在一個月內將檔案轉至畢業生就業單位或學生入學時的生源所在地畢業生分配辦公室或人才交流機構，如有特殊情況，需將檔案保留在校的，經有關部門同意后，按學校代管檔案辦法辦理。
4、檔案轉遞應辦理登記手續，填寫“轉遞通知單”，通過機要（特快專遞）轉遞檔案，“轉遞通知單”回執返回后應及時整理并歸檔備查。
5、學生檔案轉出一律不對學生個人和家長。檔案接收單位到校領取檔案必須持有公函，并由領取人簽名。
（1）學生轉學，應憑轉學審批表和招生錄取名單，辦理檔案的轉出或轉入手續；
（2）學生考入高一級院校，憑錄取學校的錄取通知書或調檔函辦理檔案轉出手續；
（3）根據國家關于畢業生就業政策的規定，逾期未落實工作單位的學生檔案將轉至生源所在地畢業生就業主管部門保管；
（4）檔案的轉遞應由工作人員專送或通過機要郵寄，學生本人或其委托人不得自帶。
