科大審計檔案管理辦法

科大審計檔案管理辦法

南中科大審計檔案管理辦法

第一條 為了規范學校審計檔案管理，保證審計檔案的質量，充分發揮審計檔案的作用，根據《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國檔案法》《審計機關審計檔案管理規定》和《第2308號內部審計具體準則--審計檔案工作》等有關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱審計檔案，是指學校在審計活動中直接形成的具有保存價值的以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。審計檔案是學校檔案的重要組成部分，主要有財務審計類檔案、工程審計咨詢類檔案和綜合審計類檔案三大類。

第三條 本辦法所稱審計檔案管理，是指建立審計檔案并進行收集、整理、編制、保管、利用、統計、鑒別和移交等活動。

第四條 學校審計檔案管理工作實行“統一領導、分級分類、集中管理”的原則。審計處設兼職檔案管理人員負責檔案管理，在業務上接受上級審計機關和學校檔案館的指導和監督。

第五條 審計檔案的建立實行審計組負責制，做到誰審計誰立卷、審結卷成、定期歸檔，并采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。

第六條 審計項目確定后，該審計項目的組長即為負責該項目立卷歸檔的責任人。審計項目一經實施，該項目主審即應及時收集本項目的文件材料;審計終結時，主審應對本項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規則進行組卷，經審計組長復核和審計處兼職檔案員檢查后，依照有關規定進行案卷的編目和裝訂。

(一)審計檔案頁碼數應統一編寫在每頁材料正面的右下角;

(二)卷內目錄填寫包括順序號、文件名、頁碼，卷內目錄放在卷首;

(三)備考表填寫包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內容，備考表放在卷尾;

(四)案卷封面書寫包括審計項目名稱、審計時間、審計組負責人、保管期限等內容;

(五)審計案卷的裝訂應去掉金屬物，采用三孔一線方法裝訂，案卷一般不應超過200頁。

第七條 審計案卷內的文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元為序進行排列。

第一單元為結論性文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列。

第二單元為證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序，對審計證據、匯總的審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規依據等進行排列。

第三單元為立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。

第四單元為其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。

第八條 審計檔案中每份或者每組文件之間的排列要求是：

(一)正件在前，附件在后;

(二)定稿在前，修改稿在后;

(三)批復在前，請示在后;

(四)批示在前，報告在后;

(五)重要文件在前，次要文件在后;

(六)匯總性文件在前，原始(基礎)性文件在后。

第九條 財務審計類項目應歸檔的文件材料有：

(一)向上級部門或學校領導報送的有關本項目的審計情況報告;

(二)審計整改情況報告及審計回訪記錄等;

(三)審計決定或審計意見書，移送處理意見書;

(四)審計報告(定稿)及審計處審定報告的會議紀要;

(五)被審計單位和個人對審計報告的書面反饋意見;

(六)審計證據、審計工作底稿和調查記錄;

(七)被審計單位或責任人的承諾書、述職報告;

(八)項目審計計劃、審計實施方案及其有關記錄;

(九)審計通知書;

(十)審計立項書、審計委托函、學校領導對審計事項的批示;

(十一)有關審計項目的請示、報告、批復、群眾來信、來訪記錄、舉報等文書材料;

(十二)其他應歸入審計檔案的文件材料。

第十條 工程審計咨詢類項目應歸檔的文件材料有：

(一)預算審計項目：工程立項審批表、工程招標控制價文件;

(二)一審項目：工程立項審批表、招投標文件、中標通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、竣工驗收證明、結算書、工程量計算式、結算定案表;

(三)外審項目：工程立項審批表、招投標文件、中標通知書、施工合同、施工圖紙、簽證單、變更通知書、有關會議紀要、竣工驗收證明、竣工圖紙、結算書、工程量計算式、結算審核報告書;

(四)其他應歸入審計檔案的文件材料。

第十一條 綜合審計類應歸檔的文件材料主要有：

(一)審計工作規章制度、工作計劃、工作總結、請示、報告等文件;

(二)審計處機構設置、崗位職責、人事任免、人員聘任等文件;

(三)上級部門來文、學校領導對審計工作的批示等文件;

(四)審計工作會議或審計學術交流會議的主要文件;

(五)物資設備審簽有關資料;

(六)科研項目審簽有關資料;

(七)專項審計有關資料;

(八)其他與審計事項有關的資料。

第十二條 財務審計類文件材料按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或若干卷，不得將幾個審計項目合立為一卷;對跨年度的審計項目，在審計終結的年度立卷;歸檔時間不得遲于審計項目結束后次年的3月份。工程審計類、綜合審計類文件材料可按文件材料形成的時間順序多個項目歸入一卷。

第十三條 審計檔案在審計處存放保管的期限為5年。審計處兼職檔案員應定期組織檔案的裝訂、歸檔、檢查工作，不得隨意堆放、損毀、失散和泄密，確保檔案的安全。超過五年的審計檔案移交學校檔案館存放管理。

第十四條 審計檔案的保管期限應當按照項目審計案卷的保存價值確定，暫定為10年、30年和永久三種。

第十五條 查閱審計檔案，僅限于審計工作人員，審計處以外的單位與個人如有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須辦理登記手續，經審計處處長批準后方可執行。國家有關部門依法進行查閱的除外。審計檔案不得帶出審計處或檔案館辦公室，嚴禁涂改、抽取、偽造或者擅自抄錄、復制。

第十六條 對損毀、涂改、偽造、出賣、擅自提供審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案丟失的責任人、應當依法給予黨紀和行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第十七條 本辦法由審計處負責解釋。

第十八條 本辦法于2023年1月10日經校長辦公會議審定通過，自發布之日起施行。原《南中林業科技大學審計檔案管理辦法》(南中林發〔2012〕40號)同時廢止。