物業公司庫房管理標準作業流程-4
物業公司庫房管理標準作業流程(四)
1.0目的
1.1本流程規范庫房管理工作,確保對庫房物品進行安全、高效、有序的管理。
2.0適用范圍
2.1本規程適用于物業公司庫房管理工作。
3.0職責
3.1公司采購員負責物品的采購工作。
3.2庫房管理員負責物品驗收、入倉、領用手續的辦理和庫存物品的保管。
3.3物業公司客服財務人員負責物品的核算。
3.4物業公司客服主管負責庫房管理工作的監督。
4.0管理工作要點
4.1庫存物品的限額標準
4.1.1日常消耗物料的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的1.2倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.2常備的零件物品的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的1.5倍;
b)特殊情況另行處理。
4.2物品采購的申請
4.2.1庫房管理員原則上應在每月28日前根據庫房實際庫存量,編制下月物品采購計劃。
4.2.2當庫房物品低于規定的庫存限額時,應及時填制所需物品的采購計劃。
4.2.3庫房中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。
4.2.4庫房管理員應在每月28日前將采購計劃交物業公司客服部。
4.2.5物業公司經理依據下列內容審核:
a)倉庫實際庫存量;
b)當月實際消耗量;
c)庫存物品的限額標準;
d)下月預計消耗量;
4.3物品的驗收程序
4.3.1物品驗證的要求:
a)每次采購物品單位數量少于10個的,要求100%抽樣驗證;
b)每次采購物品單位數量多于10個的,要求10%-50%驗證;
c)采購物品必須具備合格證,特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證,物品合格證由庫管員保存;
d)對目測無法驗證的物品,必須使用相關工具協助驗證;
e)物品的規格、數量等必須與《采購計劃單》上的內容相符;
f)庫管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交物業客服保存、備查。
4.4物品的入倉程序
4.4.1物品的入倉程序:
a)采購員原則上應在物品采購回來的當日,將物品送交倉庫驗收,特殊情況不能在當日入倉的,應報物業經理批準后另行處理;
b)如采購員通知物品供應商送貨上門,采購員應陪同供應商一起到庫房驗貨;
c)庫房管理員應對符合購買計劃的物品進行驗收;
d)經驗收合格的物品,庫房管理員應開具《入庫單》,登記庫房物品明細賬,并將物品分類存放;
e)庫房管理員應根據當天的物品驗收單,及時登記物品明細賬;
4.4.3設備工具的入倉程序:
a)新采購的工具按物品的入倉程序執行;
b)以舊換新的設備工具入倉程序:
-經辦人應憑其所在部門主管簽名確認的《工具借領單》到倉庫辦理舊工具入倉手續;
-庫房管理員經檢查無誤后予以辦理入倉手續,發給新工具,同時在使用《工具登記卡》上由經辦人簽名確認;
c)退還的設備工具入倉程序:
-庫房管理員根據使用人的《工具登記卡》上的項目,逐項清點退還工具;
-庫房管理員對退還的工具進行驗收;
-庫房管理員應在《工具登記卡》上登記,并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。
d)借用工具入倉程序:
-工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈;
-庫房管理員根據設備工具的領用記錄,進行驗收;
-庫房管理員應及時在《工具登記卡》上登記。
4.5庫房物品的存放管理
4.5.1物品存放倉庫的自然條件:
a)有通風設備;
b)光線充足;
c)面積寬敞。
4.5.2庫房物品的存放分類:
a)易燃、易爆與揮發性強的物品;
b)吸水性強、容易發潮、發霉和生銹的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易損物品;
4.5.3物品存放倉庫的區域劃分:
a)合格物品存放區;
b)不合格物品存放區;
c)待檢物品存放區。
d)處理物品存放區
4.5.4倉庫區域劃分的方法:
a)在貨架上標識并隔離;
b)劃線掛標牌。
4.5.5倉庫物品的存放要求:
a)易燃、易爆與揮發性強的物品應單獨設置倉庫存放,存放時應注意:
-周圍無明火、遠離熱源;
-擺放在地下;
-配備滅火器;
-保持包裝完好;
-庫房結構堅固,門窗封閉牢固;
-庫房門內開。
b)吸水性強、容易發潮發霉和生銹的物品存放時:
-用經過防水處理的貨架放置;
-放在干燥的地上或貨架上;
-配備防潮通風設施。
c)常用工具、材料和配件等:
-不規則物品,用盒或袋裝好后擺放;
-規則的物品整齊的擺放在貨架或地上;
-體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。
d)易碎易損的物品:
-體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;
-體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物品;
-放置位置有膠墊。
4.6庫房物品的領用管理
4.6.1物品領用程序:
a)物品領用人應憑其所在部門主管簽字確認的《領料單》到庫房辦理材料領用手續;
b)庫房管理員根據《領料單》上所列品種,逐一發放;
c)庫房管理員根據《領料單》內容登記倉庫物料發放明細登
記;
d)庫房管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交物業財務人員核對,并進行相關的賬務登記。
4.6.2工具的領用管理:
a)工具使用人應憑其所在部門主管確認的《領料單》到庫房領用工具;
b)庫房管理員應根據使用人《工具領用卡》的記錄,核對原卡上的領用工具是否有重復現象:
-如經核對,已有領用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,庫房管理員應拒絕發放;
-如經核對沒有該工具的領用記錄,將工具發放給領用人后,并在《工具領用卡》上登記。
c)庫房管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交物業財務人員核對,并進行相關的賬務登記。
4.6.3借用工具的領用程序:
a)凡因工作需要借用工具的人員,應憑其所在部門主管簽名確認的《工具借領單》,到庫房辦理工具借用手續;
b)庫房管理員根據《工具借領單》,與庫房建立的借用工具登記卡核對無誤后發放;
c)庫房管理員對借用的工具應根據規定的歸還期限督促借用人按時歸還。
4.7庫房物品報廢的管理
4.7.1報廢的標準:
a)物品到有效期;
b)客觀原因造成物品工具已無使用價值的;
c)按其他有關規定需報廢。
4.7.2物品報廢的程序:
a)報廢物品經辦人憑其所在部門主管簽名確認的《物品報廢單》到庫房辦理物品報廢手續;
b)庫房庫存的物品報廢,由庫房管理員負責填寫《物品報廢單》;
c)庫房管理員準備好報廢物品的有關原始資料:
-入庫時間
-物品性能介紹;
-使用時間;
-使用說明;
-其他有關資料。
d)物業公司客服主管,應組織相關人員驗證;
e)報廢物品交物業公司經理審批;
g)庫房管理員根據審批意見,將報廢物品的相關財務資料交物業財務人員核對并進行相關的賬務處理。
4.9記錄表格
4.9.1《物品報廢單》
4.9.2《工具登記卡》
4.9.3《庫存物品進、耗、存表》
4.9.4《入庫單》
4.9.5《領料單》
