某小區管理處檔案管理措施
小區管理處檔案管理措施
一、檔案資料管理作業流程
1、檔案資料的收集
(1)設立檔案資料,采取系統化、電腦化的手段,設兼職檔案管理員,建立相應的管理制度,對所有的檔案資料進行嚴格管理。
(2)資料的收集,堅持內容豐富的原則,根據實體資料的內容,以實際工作需要出發。信息資料的來源渠道:規劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術,維修資料;物業構成的方面,到房屋主體,公共設施,小到一樹一木全有詳細的資料。
2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點是去偽存真,根據資料信息的來源,內容,表現形式的特點,做到條理清晰,分類合理。
3、資料的歸檔管理
(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業務性質,編號,造冊,編輯并分柜保存,運用計算機的先進管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉化成為電腦儲存,便于查找和調用。
(2)檔案管理環境做好三防工作,即防火、防潮、防變質。
二、檔案資料的分類
1、外來文件
■規劃檔案
■驗收竣工檔案
■其他檔案
2、內部檔案
■房屋維修檔案
■裝修管理檔案
■機電設備檔案
■配套設施設備維修工程檔案
■消防管理檔案
■車輛管理記錄檔案
■保安服務管理檔案
■日常服務管理檔案
■日常維修檔案
■衛生保潔管理檔案
■綠化管理檔案
■vip檔案
■其它檔案
