別墅管理處檔案管理措施
別墅項目管理處檔案管理措施
1、檔案的建立
(1)建立檔案管理制度
(2)確定檔案的內容
檔案管理具體管理內容涉及建筑檔案、業主及物業使用人檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。根據要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。
a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護、改造檔案;3)業主裝修、改造工程檔案
b.業主檔案:業主檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業主的文件材料和信息。
1)收集業主/用戶單位資料
2)業主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)業主/用戶裝修工程文件
4)業主/用戶遷入時填具之資料
5)業主/用戶資料補充
業主/用戶聯絡資料
緊急事故聯絡人的資料
管理人員在日常職務常與業主/用戶人事變遷資料
6)業主/用戶與管理處往來文件
7)業主/用戶違規事項與欠費記錄
8)業主/用戶請修記錄
9)業主/用戶投訴記錄
10) 業主/用戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
c.社區志史活動檔案:社區志史活動檔案是指物業管理區域作為一個區域社會,在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的,反映社區歷史發展、文化發展精神文明進步的各類文件材料。
d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。
(3)檔案的產生收集、接收和移交
1)工程技術部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;
2)各組團協調管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;
3)客服部負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案;
4)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。
2、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
3、檔案管理的要求
(1)收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供使用。
(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關資料。
a、對資料進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。
b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。
c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。
