某花園小區物業檔案管理方案
花園小區物業檔案管理方案
檔案資料的管理是物業服務工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。在**的物業檔案管理中,我們將從以下幾方面著手:
一、檔案的建立與分類
1、小區管理檔案分類:
1)業委會工作資料;
2)委托管理合同及小區管理涉及的其它合同文本;
3)住戶管理:主要包括住戶資料(住房登記表、住戶證件等)、住戶特殊要求記錄、住戶投訴與回訪記錄等;
4)社區文化資料;
5)清潔衛生管理記錄及資料;
6)綠化管理記錄及資料;
7)車場(車棚)管理記錄及資料;
8)文化娛樂場所(會所)管理資料;
9)消防、治安管理記錄及資料。
2、工程技術、設備管理檔案分類:
1)小區建設竣工資料;
2)公司接管小區的有關資料和協議;
3)小區改造變更資料(含裝修管理資料);
4)房屋及公共設施維修(維護)資料;
5)設備資料主要包括設備技術資料、設備運行資料、設備維修保養記錄及資料;
6)科技圖書及資料。
3、內務管理檔案分類:
1)經營財務:主要包括經營管理資料、合同管理資料、財務管理資料;
2)人事勞資:主要包括人事資料、勞資資料、員工培訓、考核資料;
3)規章制度及往來文件;
4)管理及運作規章制度;
5)政府、主管部門頒發的法律、法規文件;
6)上級公司文件;
7)其它外來文件;
8)服務中心發出的通知、公告、報告、信函等公文;
9)質量管理文件及相應的資料、記錄。
4、其它文件
二、檔案管理
1、管理思路
1)依照規定程序收集的各項工作的檔案資料,按科學方法檢索使用,機密文件加密,專人管理。
2)檔案管理除詳細記錄管理過程外,一個重要目的是從中發現管理不足,改進管理工作,原始資料除收集、整理,編入檔案時初步分析外,應形成各類人員定期、定項目有方向性地進行統計、歸納,反映管理漏洞,提出報告和可行性整改意見。
2、檔案管理的基本模式
1)采用多種形式的信息貯存方式,有計算機磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表卷宗等,分別采用相應的保管貯存方法。
2)采用科學檢查及多媒體查詢系統,文件目錄條理清晰,方便檔案使用、查詢。
3)嚴格內部文件資料的保密制度,需保密文件及區域必須加密,專人負責保管,確保文件的安全。
4)加強檔案的安全管理,配置消防器材和防盜門,檔案柜、鎖符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。
5)堅持對檔案管理工作檢查指導。分公司各部室每月檢查一次本部門管理文件記錄情況,督促檔案管理人員及時將工作記錄文件歸入檔案;分公司副總經理每季對檔案管理工作進行一次全面的檢查,檢查文件管理是否規范,有無遺漏,指出工作不足,以便更好地提高檔案管理工作。
