物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定
山莊管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務(wù)中心各類檔案的管理。
3.0職責
3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作并審批檔案的借閱申請;
3.2檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的類別、編號及保存年限:
4.1.1管家服務(wù)中心的編號:*lsz(項目名稱拼音縮寫)
4.1.2區(qū)分全宗,按管家服務(wù)中心的工作內(nèi)容劃分,全宗可分為以下幾類:
一級類目二級類目編號三級
類目檔案范圍和條款保存年限
*lsz工程圖紙01竣工圖紙、技術(shù)改造、施工圖紙等永久
設(shè)備技術(shù)資料02消防、智能化系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、變配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、辦公設(shè)備等永久
接管驗收資料03永久
合同協(xié)議04經(jīng)營服務(wù)類合同、工程類合同等永久
綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯(lián)系文件、專項報告、會議紀要等3年
02員工檔案
03通知、通告、溫馨提示等3年
住戶資料0601業(yè)主資料永久
02租戶資料長期
房屋健康檔案07入伙物業(yè)接管驗收表、裝修相關(guān)記錄等
日常記錄08機電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓(xùn)類、社區(qū)文化、中控類、顧客服務(wù)、裝修管理、品質(zhì)管理等3年
業(yè)主委員會資料09
財務(wù)資料10收費通知單、月收費統(tǒng)計表、季公布報表等。3年
迎檢資料1101優(yōu)秀大廈(小區(qū))
02安全文明小區(qū)
保管理期限的年限從文件產(chǎn)生后第二年開始算起,其中永久為50年以上,長期為16年-50年,短期為15年以下。
4.1.3檔案順序號:采用阿位伯數(shù)字取3位有效數(shù)字--001、002、003。
4.1.4檔案編號舉例:
*lsz-06-01-001
4.2立卷與編制目錄
4.2.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由檔案編號、檔案名稱組成,如:
*lsz-05-03-001 通知及通告
*lsz-06-01-001 zz山莊業(yè)主資料
*lsz-09-001業(yè)主委員會資料
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置外,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi);
4.2.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱;
4.3檔案的保管
4.3.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.3.2檔案保管的責任部門
a)管家服務(wù)中心客戶服務(wù)部保管合同協(xié)議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓(xùn)檔案、業(yè)主委員會資料、財務(wù)資料、迎檢資料及管家服務(wù)中心各職能部門需要保管的其他檔案;
b)管家服務(wù)中心工程維修班保管項目工程圖紙、設(shè)備技術(shù)資料、接管驗收資料等相關(guān)檔案資料;
c)其他職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.3.3檔案的保管程序
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)整理匯總后,移交給檔案管理員。
b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.4檔案的密級
4.4.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1管家服務(wù)中心經(jīng)理可查閱中心所有檔案;
4.5.2其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬管家服務(wù)中心的檔案,由管家服務(wù)中心主任審批;屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責人審批;財務(wù)類的檔案應(yīng)由中心經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,資料管理員應(yīng)督促借閱人將檔案還好交還檔案室。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批,機密檔案由公司行政人事部經(jīng)理審批,普通檔案由部門/中心負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由資料管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計劃及《檔案銷毀清單》,報公司行政人事部審核。
4.9.2行政人事部審核無誤后報總經(jīng)理審批
。
4.9.3總經(jīng)理審批同意后由行政人事部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、辦公室文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.9.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關(guān)支持文件
5.1文書管理規(guī)定
6.0質(zhì)量記錄
6.1qp-01-07-f001 檔案目錄
6.2qp-01-07-f002 檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表
