服務分供方評審管理控制工作程序
1.0 目的
規范分供方的評審與管理工作,確保分供方的質量滿足公司的要求。
2.0 范圍
適用于物業集團及所屬各物業公司(管理處)對提供商品或服務的供應商的控制。
3.0 職責
3.1 物業公司(管理處)負責人負責組織對分供方的評審與審批。
3.2 物業公司(::管理處)行政管理部負責組織相關部門對供應商進行調查、評審和相應檔案的建立及管理,負責采購的實施。
3.3 全面質量管理辦公室負責對分供方的評審過程和管理過程進行監控和審核。
4.0 工作內容
4.1 分供方評審的范圍
4.1.1凡為公司采購有形產品時的供貨商均為需要進行評審的分供方。
4.1.2凡為公司的管理服務工作提供服務的廠家、公司均為納入評審范圍的分供方(分承包方)。
4.2 分供方評審的原則
4.2.1貨比三家擇優錄取的原則。
4.2.2平等競爭,公正、公開、公平評審的原則。
4.2.3不以價格作為唯一選擇條件的原則。
4.2.4至少選取三家分供方進行評審的原則。
4.3分供方評審的內容
4.3.1 評審分供方以下幾方面的優劣:
4.3.1.1質量、性能及其穩定性;
4.3.1.2價格;
4.3.1.3信譽-履約信譽與社會信譽度;
4.3.1.4售后服務;
4.3.1.5付款方式;
4.3.1.6交貨方式、交貨周期;
4.3.1.7公共關系;
4.3.1.8品牌;
4.3.1.9分供方內部運作狀況。
4.3.2 上述九個評審要素中的4.3.1.1、4.3.1.2、4.3.1.3、4.3.1.4點為必須進行詳細評審的基本要素,4.3.1.7、4.3.1.8、4.3.1.9點為應當進行分供方評審的重要要素。
4.4 分供方參加評審的基本條件。
4.4.1有營業執照,合法經營。
4.4.2有資質證書。
4.4.3能夠提供明確有效的質量保證證明憑據。
4.4.4向公司提供4.3.1條款中的基本要素的詳細數據和承諾。
4.5 物資分供方評價準則
4.5.1 資質評價:有經營許可證和資質許可證的給4分,通過質量管理體系認證的加1分,沒有經營許可證的不予考慮。
4.5.2 質量評價:如果是舊供方,要求過去提供的產品質量合格率達98%以上給4分;如果是新供方,向本組織以外使用過其產品的::,通過電話詢問其客戶,其客戶對其質量滿意率達95%以上的給4分,如果合格率都達100%的加1分。
4.5.3 業績評價:提供產品的公司有5年以上歷史的給4分,有10年以上歷史的加1分,在3年以下歷史的減1至2分。
4.5.4 服務態度評價:售后服務嚴格按照國家規定的給4分,能夠上門咨詢、維護,為顧客提供優惠活動的加1分,不能上門維護或沒有售后維護的減1至2分。
4.5.5 信譽評價:能夠嚴格遵守服務合同,履行服務合同要求的給4分。有延時或者不履行服務合同相應條款的,根據實際情況減2至3分。
4.6 項目供方評價的準則
4.6.1 資質評價:有經營許可證和資質許可證的給4分,通過質量管理體系認證的加1分,沒有經營許可證的不予考慮。
4.6.2 質量評價:如果是舊的項目供方,提供服務的質量合格率達98%以上的給4分;如果是新供方,向本組織以外與其合作的客戶,通過電話詢問其客戶對其項目完成質量的滿意率達95%以上的給4分,如果合格率達100%的加1分。
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nbsp; 4.6.3 業績評價:公司有5年以上歷史的給4分,有10年以上歷史的加1分,在3年以下歷史的減1分。
4.6.4 服務態度評價:售后服務嚴格按照國家規定的給4分,項目完工后能夠定期上門咨詢、維護,并為顧客提供附加服務的加1分::,不能跟蹤維護并且不尊重顧客意見的減1至2分。
4.6.5 信譽評價:能夠嚴格遵守服務合同,履行服務合同要求的給4分。有延時或者不履行服務合同相應條款的,根據實際情況減2至3分。
4.7 分供方的分類
4.7.1 按公司對外委托分供方提供產品的用途來分,可以將分為提供有形產品類的分供方和提供服務類的分供方。
4.8 合格分供方的管理
4.8.1 合格分供方的建檔。各物業公司(管理處)行政管理部應當對合格分供方及時建檔,建檔時應明確:
4.8.1.1分供商的名稱、注冊地址;
4.8.1.2評審結果和記錄;
4.8.1.3分供商營業執照復印件;
4.8.1.4資質等級證書;
4.8.1.5質量保證書;
4.8.1.6其他證明材料。
4.8.2各物業公司(管理處)行政管理部每季度至少應當對所管理的合格分供方狀況全面組織跟蹤,評審一次,具體要求:
4.8.2.1掌握分供方內部管理的狀況;
4.8.2.2分供方產品價格的變化;
4.8.2.3社會信譽的變化;
4.8.2.4同本公司合作的情況跟蹤;
4.8.2.5其他應當跟蹤管理的要素。
4.8.3物業公司(管理處)行政管理部將分供方的狀況整理匯總,上報樓盤負責人閱示。
4.8.4全面質量管理辦公室負責監督和審核各物業公司(管理處)合格供方的資料。
4.8.5分供方的評審記錄和管理檔案,應當每半年匯總一次交全面質量管理辦公室存檔,長期保存。
5.0 相關文件
無
6.0 記錄表格
6.1《分供方評價表》(qr-7.4-02-01)
6.2《合格分供方名錄》(qr-7.4-02-02)
