第1篇 物業公司合同管理規定13
物業公司合同管理規定(十三)
為了加強對合同的有效管理,規范合同的訂立和履行,保障公司的利益,維護公司的信譽,依據國家有關法律、法規,并結合本公司實際情況,特制定本規定。
一、適用范圍
屬于公司范疇內的所有合同和協議。
二、合同的類型
1、業務管理:工程設備、維修保養、工程改良、設計安裝、委托加工及其他。
2、行政人事部:咨詢代理、租賃、對外投資(注冊資)、裝、辦公用品、信息、電腦及其他個人保險、合同制、借用工、勞務協議、委托代辦(退、進檔)及其他。
3、質量管理:質量、環境審核及其他第三方測評。
4、財務管理:融資借貸、擔保抵押、固定資產、保險(財產、公眾、機器及其他)、涉外經濟。
5、市場管理:投資竟標、經營項目及其他。
三、評審方法
1、各管理處及下屬部門所簽合同涉及到的可行性調查、談判、簽約等情況及重大合同履行中發生的問題,應主動會同公司對口部門評審,必要時請公司法律顧問一并會審。
2、公司一般不為其他企業或個人提供擔保。若需提供擔保的,必須經公司計劃財務部審查后,報地產常務副總經理批準。
四、職責
1、管理處經理全面負責合同的擬定并審核合同所有條款。
2、計劃財務部經理負責審核合同的付款方式和合同標的。
3、行政人事部負責對行政管理范圍的合同進行審核并負責對所有合同會簽流轉的總體控制。
4、物業經理負責審核合同全文內容。
5、地產常務副總經理負責合同的最終審批和簽約或指定合同簽約的委托人。
六、適用條件
凡超出管理處經理審批權限,須經公司行政人事部負責流轉,經公司職能部門會簽后報地產常務副總經理批準,并以公司名義蓋章生效的一切合同和協議。
七、合同會簽控制
1、填制合同會簽單:
(1)合同編號:
公司行政人事部負責公司合同及管理處經理審批權限外的合同編號的規范管理,確保合同編號的連性,具體規定為:管理處名稱+年份+合同流水號,其中“管理處名稱”按照公司行政人事部質量管理體系三類文件中的《上崗證編碼管理規定》(i/*r7.5.3-01)實施,舉例如下:
gy――公園世家管理處;*r――行政人事部;jc――計劃財務部。
(2)合同名稱
指該合同全稱(包括合同附件或資料)。
(3)部門意見
由合同履行所在部門負責人說明訂立合同的有關情況并簽名。
(4)管理處經理意見
合同主辦部門為管理處的,須由管理處主要負責人結合部門意見做出有關評定。
(5)計劃財務部意見
公司計劃財務部依據合同訂立的預算方案,從資平衡的角度提出相應意見。
(6)行政人事部意見
行政人事部依據合同訂立的涉及內部規章的條款,從行政、人事管理的角度提出相應意見。
(7)評審小組意見
若設有評審小組的,則由評審小組組長填寫評審意見;若不設評審小組的,則由合同主辦部門填寫“無”。
(8)物業經理意見
物業經理依據公司整體情況,對合同的詳細內容進行仔細審核,并簽署有關意見和責任人,確保合同的規范、有效。
(9)地產常務副總經理意見
地產常務副總經理在綜合各部門的意見后對合同是否簽約做出最終的批示。
2、合同委托
以公司名義簽訂的合同須經地產常務副總經理審批核準后,方可由經辦人辦理簽定手,否則作無效合同。
3、合同內容
合同訂立時內容應條款齊全,責任明確,一般應有下列條文:
合同前注正文結尾附則
合同名稱合同標的、數量、質量、價格、付款方合同正本副本的份數、發開戶帳號聯系人電話及雙方全稱式、地點運輸方式、履行期限、包裝、送位合同有效期限、簽其他須補充的有關事項訂約目的倉儲、擔保、驗收、第三者責任、維修約地點、日期、雙方代表訂約依據保養、違約責任簽名及蓋章
4、合同訂立應提供合作方的下列文件
資信調查報告:如營業執照、特殊行業的業務許可證、企業法人的有效授權委托書、驗證報告等。
5、會簽流轉
(1)合同的流轉會簽由公司行政人事部統一辦理,行政人事部文件資料員嚴格按照合同會簽流轉程序在公司各部門及各管理處之間進行流轉,并對每一環節的責任人實行簽收、簽發,以保證流轉的時效和防止合同的遺失。
(2)對于符合要求的合同,合同自行政人事部收到之日到蓋章生效之日為4個工作日。
(3)如果合同會簽部門對合同條款發生異議,需由經辦部門辦理修改并再次與合作方協商有關條款的合同,行政人事部自收到之日到退回經辦部門之日為4個工作日。
(4)重新進行合同會簽的合同須再次填寫合同會簽,須附上上一次的合同修改原稿、修改后的合同正稿及上一次流轉的合同會簽,再次會簽確認,整個會簽期限為4個工作日。
6、合同簽約
(1)簽約用印條件:地產常務副總經理批準的合同會簽;
(2)用印申請單:地產常務副總經理批準的用印申請;
(3)供方企業代表簽名和有效合同印章
7、合同檔
(1)一般合同簽定份數為肆份,合同訂立位各執貳份。
(2)屬于公司職能部門負責訂立的合同,公司行政人事部保留合同會簽過程中的外委項目申請表、合同會簽(包括修改稿)正本,一份正本合同送公司計劃財務部,叁份正本合同送合同訂立部門,由合同訂立部門負責遞交合作方和本部門留存。
(3)屬于管理處負責訂立的合同,公司行政人事部保留合同外委項目申請、合同會簽(包括修改稿)正本,壹份正本合同送公司計劃財務部,叁份正本合同送管理處,由管理處負責遞交合作方和管理處留存。
(4)每年6月底前,公司計劃財務部門將前一年已履行完成的正本合同交公司行政人事部統一檔。
第2篇 中海物業公司合同簽訂管理規定
zh物業公司合同簽訂管理規定
一、合同的簽訂按照**程序文件辦理。
二、對外簽訂的各類經濟合同,按以下程序辦理:
1.對外簽訂的經濟合同必須經分公司經理同意,才可辦理加蓋合同專用章手續。
2.各部門保存合同復印件,監管合同條款執行情況。
3.財務會計保存合同復印件,監管應收應付款項。
三、合同章由行政部管理,并由主任負責保管和使用。
四、印章保管人在使用合同章時要進行登記,登記內容包括:日期、合同名稱、蓋印份數、承辦人、批準人等。
五、未經批準,印章保管人不得將合同章交予其他人員攜帶和使用;不得在空白的合同文本上加蓋合同章。如有特殊情況需要,須經分公司經理批準。
六、分公司所有經濟合同在簽訂后要將正本上報**一份備案。
七、行政部對所有經濟合同文本進行分類、編號、建檔。
八、因工作需要使用合同文本時,須經分公司經理批準,辦理借閱手續,并在一周內歸還。如因特殊情況須延長使用期限,須經重新辦理申請。
