顧問物業項目信息傳遞管理規定
物業顧問項目信息傳遞管理規定
1.目的
為規范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對管理處經營管理應用水平。
2.范圍
****物業管理處
3.職責
3.1綜合管理部:負責管理處信息管理工作的整體規劃及指導、監督及信息流程的制定,所有管理處相關經營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監督工作;
3.2部門主管:負責部門內業務信息的流轉、管理和處理,根據職能指定專人對信息進行分析、反饋工作;
3.3全體員工:對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規定保密的義務,對信息在流程中出現任何問題,有權及時反映或提出合理化建議。
4.方法及過程控制
4.1各部門應保持開放心態,及時、準確地將信息傳遞給管理處相應部門和人員;
4.2各部門之間及部門內部應以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實地加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應責任;
4.3管理處員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無關人員泄露;
4.4綜合管理部負責通過各種媒體收集、發布有關物業管理行業信息及管理處的內部管理信息,并有針對性地進行深入分析;
4.5綜合管理部負責接收、轉發與地產及其他外部往來的信息和文件,及時傳遞給相關領導及責任部門(人),并負責有關工作的落實、反饋;
4.6管理處各部門負責收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息,負責本部門日常管理過程中的經驗、舉措等管理信息的搜集、報送;
4.7各部門各類管理信息、突發事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規定要求及時報送給管理處相關領導或職能部門;
4.8各部門對發生的重大、突發事件信息,在事發后半小時內上報綜合管理部或經理,所采取措施及處理情況應在三天之內匯報;
4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃;
4.10綜合管理部負責對各部門反映的問題,及各部門需要管理處或其他部門協調解決的問題的處理情況進行跟蹤,并將結果及時反饋給相關領導及部門;
4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況,制定下年度工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。
