公司行政報表編制管理規定
1.目的
為促進公司行政管理的規范化、制度化、標準化建設,加強行政費用的統計工作,特寫此報表管理制度。
2.適用范圍
本辦法適用于集團行政報表的編制管理工作。
3.行政報表目錄、報送時間、收件人
序號 報表類型 報表名稱 報表時間 收件人 抄送人
1 臨時性報表 《工傷(意外)事故報告書》 及時
2 《消防事故報告書》 3
《林木事故報告書》 4
《財產出險通知書》 5
《交通事故報告書》 6
《大事記》 7
月報 《行政費用匯總表》 每月15日
8 《行政費用月度分攤表》 每月15日
9 《車輛費用月報表》 每月10日
10 《宿舍狀況表》 每月10日
11 《通訊錄》 每月5日
12 季報 《消防事故統計表》 每季度5日前
14 《林木事故統計表》
15 《工傷(意外)事故統計表》
16 《財產保險事故統計表》
17 《車輛交通事故統計表》
18 《印章使用登記表》
19 《機動車輛統計表》
20 《租賃物業統計表》
21 《自購物業統計表》
4.報送方式
4.1 各子公司需在報表規定的時間內,將當月行政報表以電子文檔形式通過e-mail報送到集團人力資源及行政部行政主任處,并抄送相關人員。
4.2 集團人力資源及行政部行政主任需及時將各子公司、集團總部的行政數據統計匯總后,于規定內將該表上報香港總部人力資源及行政部審核。
5.報表編制說明
5.1 行政報表體系納入年度考核,由集團人力資源及行政部負責對各公司人力資源及行政部行政報表編寫責任人實施考核。
5.2 為保證行政報表統計資料的連續性、準確性和時效性,請各子公司安排專人做好行政報表的編寫統計工作。嚴格按照填報標準和要求及時準確地做好統計、匯總,并按時限上報。
5.3 各子公司可根據本公司實際情況,選擇以上報表填寫,例如有的公司沒有車輛或購買林地的,可以不用填寫相關表單。
5.4 如果本月(季)報表與上月(季)報表數據一致沒有變化時,必須將報表時間與填報日期更新后上報。
5.5 臨時性報表是指子公司有事故(事件)發生后填寫的報表,臨時性報表必須是在事故發生后2日內填
寫相關表單報告集團人力資源及行政部相關人員。例如子公司員工發生工傷事故或意外事故,填寫《工傷(意外)事故報告書》,獲得相關榮譽時,填寫《大事記》。
5.6 月(季)度報表的統計必須準時完成,數據準確無誤,如果因為特殊情況不能準時填報,須提前向集團人力資源及行政部行政主任說明原因。
5.7《租賃物業統計表》、《自購物業統計表》統計數據應包括辦公室、宿舍、廠房、倉庫等一切建筑物及土地。
5.8 行政費用分攤方法,各部門申請的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計入申請部門費用;公司產生的公共行政費用(如房屋租金、水電費、管理費、維修費、電話費、飲用水、財產保險等)按當月各部門人數進行分攤到每個人;車輛費用按各部門實際使用分攤,維修、保養、保險、稅費按當月各部門人數進行分攤到每個人。
5.9 集團人力資源及行政部因工作需要,可以臨時增加報表數量或修改報表格式內容。
5.10 按照公司財務管理制度或固定資產管理制度列入固定資產的設備和工具等費用,不需要列入行政費用內。
5.11 各子公司如在報表填寫過程中,對報表格式等內容不清楚時,應向集團人力資源及行政部行政主任咨詢后再填報,不得擅自更改報表內容和格式。
6.報表管理
6.1 行政報表文檔以書面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存,并按時間順序排列。
6.2 為使行政數據可追溯性,行政報表保存時間為二年。
7.本辦法由集團人力資源及行政部制定和解釋。
