盛華物業檔案管理規定
盛華物業檔案管理規定
1.0目的
加強公司各管理處、行政內部管理檔案的建立和管理,通過檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規范公司在管物業資料,便于物業的維修和養護,整理管理運作資料,便于提高服務質量。
2.0適用范圍
公司、部門、管理處檔案管理。
3.0檔案管理
3.1人事、行政內部管理檔案由公司、管理處設專人統一管理。
3.2檔案管理員要根據檔案管理規定,通過有關部門收集入檔材料,有關部門應積極配合。檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。
3.3凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整。
3.5檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質量記錄按月裝訂,相關行政檔案分年度裝訂。
3.6檔案應存放入專用檔案柜,檔案室必須堅固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。
3.7對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發現缺少及時查找。
3.8檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。
3.9嚴禁任何人私自保存公司、部門、管理處及他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節輕重給予嚴肅處理。
4.0檔案的查閱和借用
4.1外來單位前來查閱有關檔案須經總經辦領導批準,必要時報公司經理批準。
4.2檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。
4.3檔案一般不外借,特殊情況,經總經辦領導或經理批準方可借閱,但須嚴格履行登記手續,按期歸還。
4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
4.5查閱必須嚴格遵守保密制度,嚴禁復印、涂改、圈畫、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容。如確需復制檔案材料須經總經辦領導批準。違反者視情節輕重給予嚴肅處理。
5.0檔案工作人員守則
5.1認真學習國家的勞動人事政策、檔案管理規定,不斷提高工作水平。
5.2熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業務,提高業務水平和工作能力,努力為人事工作服務。
5.3保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室內用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險物品。
5.4嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。
5.5堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
