酒店賓館銷售部資料管理規定
酒店(賓館)銷售部資料管理規定
(1資料管理內容:銷售部在日常業務活動中,需要使用和接觸的資料很多,主要包括賓館基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、房價表、往來電傳、傳真、信件、協議書、客戶檔案、重點客戶檔案、各種報表、銷售訪問報告表等等。為了提高工作效率,適應市場競爭,應搞好資料管理。
(2資料分類:可分為:宣傳資料類;經營表格類;協議書類;內部通知、文件類;客戶檔案類;重點客戶檔案類;其它。
(3建立資料檔案:銷售部應有專門的資料檔案柜,檔案柜應選用抽屜式檔案柜,由內勤負責建檔。
舉例:
(3.1重點客戶檔案內容包括:公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、特殊愛好、禁忌等。
(3.2潛在客戶檔案內容包括:公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、個人愛好、拜訪次數、拜訪結果、需求和要求等。
(4資料的保管和使用:公用資料,不涉及保守商業機密的資料,如宣傳冊、內部報表等,銷售經理可以領取、保管和使用;協議書等文件必須由內勤保管,本部門人員查閱在當天必須歸還,不得帶出辦公室;外部門人員借閱有關資料,須本部門經理認可,并辦理借閱手續,重要資料必須當晚歸還。
(5資料的銷毀、處置:按賓館相關規定執行。
