印章介紹信使用管理規(guī)定范本
印章、介紹信使用管理規(guī)定
為了規(guī)范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責任,避免誤用印信給公司造成經(jīng)濟損失和法律責任,特制訂本管理規(guī)定:
一、印章的使用與管理
1、公司印章的種類及保管
公司的公章及合同章由公司指派綜合辦專人負責保管使用;財務專用章、法定代表人章以及收款專用章由財務部負責保管使用;公司各部門的印章由所屬公司負責保管使用。
2、使用印章的審批程序
(1)、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經(jīng)部門負責人、主管經(jīng)理、總經(jīng)理批準簽字后,持《用印申請表》或經(jīng)總經(jīng)理簽批的文件到綜合辦辦理蓋章手續(xù)。
(2)、加蓋合同印章時,憑借總經(jīng)理簽批后的《合同會簽單》到綜合辦辦理蓋章手續(xù)。
(3)、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后,有關(guān)人員在印章保管人的陪同下方可將印章拿離公司使用。
(4)、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規(guī)定執(zhí)行。
3、印章保管人的工作要求
(1)、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經(jīng)理簽字后方可加蓋,若因總經(jīng)理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補簽《用印審批表》。
(2)、印章保管人對沒有公司總經(jīng)理簽字的用印申請,有權(quán)予以拒絕加蓋印章。
(3)、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準在空自信件上蓋印,不準沒經(jīng)批準加蓋印章。
(4)、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。
(5)、與外單位的合同、協(xié)議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋“騎縫章”。
(6)、印章保管人應做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責任和經(jīng)濟責任。
(7)、印章保管人需對《用印審批表》進行登記,編號及存檔。
4、其它
(1)、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關(guān)規(guī)定要求。
(2)、新使用印章在啟用前,應將啟用時間、印章式樣通知公司有關(guān)部門。
(3)、當印章報廢,停止使用時,應將原件及時上交公司,并向有關(guān)部門及時通報,說明原因,標明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。
(4)、印章遺失時,除要立即報告公司領(lǐng)導和公安機關(guān)備案外,還應依法公告作廢。
二、介紹信的使用與管理
1、介紹信的印制
(1)、公司介紹信由綜合辦負責印制。
(2)、印制的介紹信,應按照統(tǒng)一格式設(shè)計,經(jīng)公司經(jīng)理會審核備案后,可以安排印刷、使用。
2、介紹信僅為本公司員工外出開展業(yè)務時證明本企業(yè)員工身份和擬辦業(yè)務時使用,不可以作為其它事項的證明材料。
3、介紹信的保管和使用
(1)、介紹信由公司綜合辦設(shè)專人保管,實行使用審批制度。
(2)、公司各部門及所屬公司員工到外出開展企業(yè)經(jīng)營范圍內(nèi)的工作業(yè)務時,經(jīng)過所在部門負責人和主管經(jīng)理簽字同意后憑《介紹信使用審批單》,到公司綜合辦開具介紹信。介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。
(3)、介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數(shù)。具體業(yè)務內(nèi)容和介紹信有效期限。
(4)、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。
三、本規(guī)定由公司綜合辦負責解釋。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起實施。
