職業衛生檔案管理規定
第一條根據《中華人民共和國職業病防治法》、《中國人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《醫學科學技術檔案管理辦法》、《醫療事故管理條例》,為加強職業衛生檔案的管理,達到職業衛生檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的目的,制定本辦法。
第二條職業衛生檔案,是指職業衛生監督執法、職業衛生技術服務、職業衛生管理以及職業衛生科學研究活動中形成的,能夠準確、完整反映職業衛生工作全過程的文字、資料、圖紙、照片、報表、錄音帶、錄相、影片、計算機數據等文件材料。
第三條職業衛生檔案是職業病防治過程的真實記錄和反映,也是衛生行政執法的重要參考依據。
職業衛生行政及監督機構、職業衛生技術服務機構、承擔職業健康監護和職業病診斷的醫療衛生機構、用人單位都應當建立職業衛生檔案,并指定專(兼)職人員負責。
第四條 職業衛生檔案按照職業病防治活動主體分為:
(一)職業衛生監督管理檔案;
(二)用人單位職業衛生管理檔案;
(三)職業衛生技術服務檔案;
(四)職業衛生科研檔案。
第五條 各級職業衛生監督執法部門應當建立職業衛生檔案,包括:
(一)國家有關職業病防治工作法律、法規、規范、標準等;
(二)法人資格及其他證明材料(委托書、單位編碼、財政帳號等);
(三)工作職責、監督員執法程序、道德準則;
(四)當地政府職業病防治規劃;
(五)年度職業衛生監督計劃及總結;
(六)轄區職業衛生監督對象分布圖和匯總表;
(七)轄區職業病防治工作狀況統計分析;
(八)用人單位職業病危害申報材料;
(九)衛生行政部門對用人單位建設項目職業病危害控制效果評價、衛生審查、衛生審核、驗收批件;
(十)職業性健康體檢報表;
(十一)職業病報表;
(十二)職業病事故報表;
(十三)職業衛生監督執法工作記錄及文書存根;
(十四)監督員培訓相關資料(培訓計劃、材料)。
第六條用人單位應當建立職業衛生檔案,包括:
(一)國家有關職業病防治工作的法律、法規、規范、標準清單及有關文本;
(二)職業衛生管理方針、計劃、目標、職業衛生管理制度;
(三)職業衛生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
(四)職業衛生管理方案、程序、作業指導書和其他內部文件;
(五)建設項目職業病危害管理檔案(提供保存清單,注明保存地點)包括:
1.建設項目計劃任務書及批準文件等;
2.建設項目初步設計書;
3.工程改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關材料;
4.全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結;
5.職業病危害預評價委托書與預評價報告;
6.職業病危害控制效果評價委托書與效果評價報告;
7.衛生行政部門審查意見書;
8.衛生行政部門驗收意見書。
(六)建設項目職業病危害因素申報資料:包括職業病危害因素(種類、存在崗位、來源、預防策略)清單;
(七)儲存和使用的化學品清單,包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防策略;
(八)工作場所職業病危害因素檢測與評價資料,包括職業病危害因素檢測與評價委托書,職業病危害因素檢測記錄與評價報告;
(九)用人單位職業病預防控制措施技術檔案
1.工藝改革技術措施檔案;
2.職業病防護設施檔案:
(1)職業病防護設施清單并注明安裝地點
(2)設備的操作規程、合格證書;
(3)安裝、調試驗收記錄;
(4)使用記錄;
(5)維修記錄,包括維修責任人、維修原因、維修日期、維修人等;
(十)職業病防護用品檔案,包括工種清單,應配備清單,實配備清單,使用情況等;
(十一)職業健康監護資料:
1.職業健康監護委托書;
2.職業性健康檢查工種及人員名單;
3.職業健康檢查結果與分析報告;
4.職業禁忌證名單及調離情況;
5.個人職業健康監護檔案;
(十二)職業衛生培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績;
(十三)職業病病人檔案;
(十四)各種監督文書;
(十五)各種設備、化學品中文說明書;
(十六)職業病事故應急救援預案及演練有關資料;
(十七)各種匯總資料,包括:
1.職業衛生基本情況、生產工藝、有害因素分布;
2.職業病危害因素檢測結果匯總資料;
3.職業健康監護匯總資料;
4.職業病發病情況匯總資料;
5.職業病人處理、安置情況匯總資料;
6.培訓情況匯總資料;
7.因病缺勤情況匯總資料;
8.職業病防護設施匯總資料;
9.勞動者死亡資料;
10.職業有害因素接觸情況匯總表;
11.職業病防治工作年度總結。
第七條職業衛生技術服務機構在職業衛生技術服務過程中應當建立職業衛生檔案,包括:
(一)職業衛生技術服務機構資質證明資料(法人證明材料、資質證明材料等);
(二)國家有關職業病防治工作法律、法規、規范、標準清單及文本等;
(三)質量控制文件;
(四)上級技術單位對技術服務質量考核文件;
(五)作業場所職業病危害因素檢測與評價技術文件;
(六)建設項目職業病危害預評價與控制效果評價文件;
(七)職業病防護設施評價文件;
(八)職業病防護用品評價文件。
第八條承擔職業健康監護和職業病診斷的醫療衛生機構在進行職業健康監護和職業病診斷過程中應當建立職業衛生檔案,除第五條(一)至(四)規定內容外,還應當包括:
(一)醫療執業執照;
(二)職業健康監護檔案及健康檢查報告;
(三)職業病禁忌證調離通知書及調離結果統計表;
(四)職業病診斷記錄及職業病診斷證明書;
(五)職業病鑒定記錄及職業病鑒定證明書。
第九條 職業衛生技術服務機構、承擔職業健康監護和職業病診斷的醫療衛生機構、用人單位職業病防治工作科研時,應當建立職業病防治工作科技檔案,包括:
(一)科研項目計劃任務書、科技合作協議書、選題報告、科研方案、年度計劃等;
(二)有關科研項目的委托、批準文件,專家的建議、協作合同等;
(三)實驗、調查和考察的原始記錄、統計數據或經過整理的計算數據、配方等;
(四)研究工作報告和階段性工作報告、年終總結報告、最后總結報告、成果鑒定書、科研論文、推廣使用報告、成果獎勵文件、發明申請書、發明評議書、發明證書、發明獎勵及研究項目的修訂或撤銷等文件;
(五)各種稀有實物、標本、樣品等分別編號登記,在科室指定專人保管;
(六)研究過程中產生的圖表、幻燈片、錄相帶、錄音帶、電影膠片、坐標圖等;
第十條 職業衛生檔案要進行案卷歸檔工作。案卷歸檔前要做好以下事項:
(一)簡明扼要的擬寫案卷標題,包括文件制發機關、內容、文種三個部分,標題要反映案卷的內容;
(二)根據檔案保管期限的規定,注明每一案卷的保管期限,職業衛生檔案一般為永久保存;
(三)填寫卷內目錄、備考表及案卷皮、編號,裝訂成卷;
(四)歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字。
第十條 檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案,要認真進行質量檢查,及時編號登記,入庫保管。
第十一條 檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調離時,必須辦好交接手續。
第十二條職業衛生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,如發現檔案破損、變質時要及時修補復制。
第十三條 對保管的職業衛生檔案要積極提供利用,嚴格執行借閱制度。
第十四條 利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案,職業衛生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
第十五條 體檢和職業病例檔案借閱和保密還應當按《病案管理規定》的有關要求。
涉及用人單位技術秘密的,職業衛生技術服務機構和監督管理部門應當保守秘密。
對職業衛生檔案的利用情況要進行登記。
