辦公住宅項目檔案建立和管理規范
辦公+住宅項目檔案的建立和管理
一、檔案的建立
設立資料室、負責檔案建立和管理,配備專門的檔案專業管理人員,從接管開始,建立各類檔案,采取電腦化管理。
1、系統化、科學化、標準化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。
2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。
3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。
4、分類明確,針對不同的檔案性質,采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進行管理,并將檔案管理列為我公司質量體系的一個重要部分。
二、檔案管理
本公司檔案管理體系按照iso9000質量認證體系標準,把它濃縮為:
(一)辦公室、人事檔案管理;
1、辦公室檔案由資料員進行分類編號、整理、保管。
2、有關行政機關,公司上層有關文件及會議紀要均屬辦公室檔案文件。
3、經領導批示傳閱的重要文件入檔必須與領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4、所有人事檔案按照編號由資料員管理,并將個人所有資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業其檔案銷毀。
(二)質量體系文件檔案管理;
1、公司本部iso9000質量體系文件的管理由管理處專人負責進行管理。
2、所有質量體系文件的編號、審批、發放、更改、作廢均應有日期和負責人,批準人及文件現狀態的記錄。
3、所有質量體系文件均有規定的編號、易懂、易查、易察。
4、《文件清單》、《發放記錄》、《更改申請表》、《更改領取表》均應填寫標準、明了。
(三)工程檔案管理;
1、從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發電、消防、排風排水、煤氣管理、電梯、照明系統的有關資料均進行編號,檔案由專人儲存于專柜中保管。
2、所有工程類國家標準均勻進行統一編號并附上受控負責人由專人保管于專柜中。
3、所有工程資料均應規定保存期限,并建立銷毀檔案制度。
(四)財務檔案管理;
1、每年形成的會計檔案,都由財務會計按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊。
2、保存的會計檔案向外單位提供利用時,須報有關領導批準,但不得拆散原卷冊,并應限期歸還。
3、會計檔案的保管期限,根據特點分永久、定期二類。
4、會計檔案保管期滿需銷毀時,應經有關領導同意,審查并編造會計檔案,銷毀設冊。
(五)住戶檔案管理;
1、所有業主資料如購房合同(含產權證)復印件、租戶合同復印件、房屋驗收清單及業主、業主有關資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯系電話)均應按單元由資料員編號妥善保存并輸入電腦。
2、業主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。
3、業主資料根據一定期限銷毀,保存軟盤。
(六)所有檔案必須進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時嚴格執行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴防毀損、散失和泄露。
(七)所有可輸入電腦的檔案均應輸入電腦,保存軟盤。
(八)所有檔案的借閱均應通過資料保管員(有必要時應有負責人許可同意)并進行登記簽字。
(九)所有檔案保管環境要求干燥、通風、如有遺失,應通知有關人員負責。
