物業分公司合同管理細則
物業分公司合同管理細則
1總則
1.1各物業分公司應嚴格遵循管理公司《經營管理制度》的規定做好合同管理工作,規范公司經營行為,保護公司的合法權益,建立公司良好的經營管理秩序。
1.2各物業分公司必須按管理公司的規定要求嚴格控制各類經濟合同的審批和簽訂,所有對外經濟合同及相關文件必須按規定進行分級審批管理。各級管理人員應在其授權范圍內開展對外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權范圍的審批、簽發、簽訂的合同均是無效的,責任人應承擔由此引起的經濟和法律責任。
2相關職責界定
2.1物業分公司負責合同的擬訂、洽談,并按規定權限發行審批手續,與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實施工作。
2.2項目所在公司負責審核物業服務合同,及物業分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經營管理制度》中規定項目所在公司權限內的合同審批。
2.3管理公司物業管理部在經營管理委員會授權下審議或批準各類有關物業服務的合同文本,并負責審批物業服務委托合同、物業服務顧問(咨詢)合同。
2.4管理公司成本管理中心負責審批《經營管理制度》中規定權限內的合同。
3物業服務合同的審批
3.1各物業分公司的下列協議文件均應視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規定程序進行評審。
a)與項目所在公司或其他開發商之間簽訂的前期介入階段專項服務協議;
b)與項目所在公司或其他開發商簽訂的前期物業服務合同;
c)協助項目所在公司或其他開發商擬訂的業主臨時公約;
d)與業主委員會簽訂及續簽的物業服務合同;
e)協助業主委員會擬訂的業主公約。
3.2物業分公司品質部負責件擬訂上述合同文件草案,物業分公司總經理負責組織評審,各部門負責人參加。評審應在合同簽訂之前進行,并確保對每一份新的合同
文件均進行評審。
3.3各類物業服務合同文件的評審應確保滿足以下要求:
a)合同內容符合國家相關法律法規的規定;
b)合同內容完整,充分反映顧客方的需求和期望;
c)合同中各項要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達成共識。任何與原招標文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;
d)本公司有能力提供合同文件約定的物業服務要求;
e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權益。
3.4合同文件評審方式可以是會議評審或文件遞審,具體由物業分公司總經理決定。采用會議評審時,由總經理主持評審會議,品質部協助記錄,評審會議通過后,按以下順序完成簽署手續。采用傳審方式評審時,由品質部按以下順序組織各部門完成評審和簽署手續。
a)品質部經理簽署;
b)各部門負責人會署;
c)法律顧問審閱、簽署;
d)物業分公司副總經理簽署;
e)物業分公司總經理簽署。
3.5物業分公司在完成上述規定的評審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級報送項目所在公司總經理審核、管理公司物業管理部批準。
3.6物業分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時,均必須由總經理作為公司代表簽訂合同。
4其它經濟合同的審批(采購類合同評審)
4.1除上述合同文件外的其它經濟合同,由業務經辦部門負責擬訂合同草案,并按下述規定順序組織合同文件的審查、簽署。
a)經辦人簽字;
b)經辦部門負責人簽字;
c)法律顧問審閱;
d)財務部經理審核;
e)物業分公司副總經理審核;
f)物業分公司總經理審核(審批)。
4.2其它經濟合同文件的審查(評審)內容包括(不限于):
a)合同標的內容是否完整,嚴禁拆分合同;
b)對方單位(法人)的資格是否真實、合法,合同項目是否在其營業執照范圍內,當事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準確;
c)經濟合同的標的是否明確;
d)經濟合同中的數量、質量是否符合有關規定和公司要求;e)經濟合同的價款或者報酬以及支付方式是否確定和準確;f)經濟合同的履行期限、地點和方式是否確定;
g)經濟合同的違約責任是否明確;
h)經濟合同中是否有發生爭議的解決方法;
i)必要時,是否明確保修條款;
j)結算和付款條件是否有利;
k)計價依據是否完備等。
4.3物業分公司在完成上述規定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時必須根據合同標的額的大小履行以下報批手續:
a)管理公司審批權限范圍內的合同,按照管理公司《經營管理制度》中ecg004
《合同審批程序與權限規定》的規定,逐級報項目所在公司、管理公司審批;
b)管理公司審批權限以下且標的額在2萬元(含)以上的物業管理其它經濟合同,報項目所在公司總經理審批;
c)標的額在2萬元以下的其它經濟合同,物業分公司總經理負責審批。
4.4經審批后的其它經濟合同由項目所在公司總經理負責與合作方簽訂合同。
5合同執行及變更
5.1各物業分公司行政人事部負責合同檔案的保管,完整的合同檔案應至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權委托證明書復印件、對方單位的企業
法人營業執照復印件及法定代表人證明書、法人授權委托證明書等。
5.2合同執行部門負責人是合同履行的主要責任人。合同履行中出現分歧時,應及時與對方協商處理,必要時應邀請法律顧問參與,并向公司領導匯報。需要變更或解除合同時必須采用書面形式,并進行重新評審,具體按前述內容執行。合同變更或解除后經辦人或經辦部門應及時傳達到受更改影響的部門,以便及時調整工作。
5.3物業分公司財務部負責建立合同臺帳,各業務經辦部門應負責收集、整理和及時提交合同執行的相關資料。
6相關文件與記錄
6.1wdwy-fr-mm6301(前期)物業服務合同審批表
6.2wdwy-fr-mm6302物業分公司經濟合同審批表
6.3wdwy-fr-mm6303物業分公司合同臺帳
