公司逾期應收賬款管理細則
公司逾期應收賬款管理細則
1、目的
為強化管理,加強風險控制,加快資金周轉,預防呆壞賬的產生,根據《對外法律事務管理辦法》之規定,特制訂本細則。
2、定義
本細則所指逾期應收賬款指超過付款期限6個月以上(含6個月)且已無業務往來的客戶所欠貨款。同一客戶多筆貨款逾期的,逾期付款期限以最后一筆貨款的付款期限為起算點。客戶的付款期限可以是書面合同/訂單明確規定的,也可以是根據商業往來交易習慣確定的。
客戶雖欠款超過6個月,但仍有業務往來的,不屬于本規定所指逾期應收賬款。
3、監控管理
3.1法律事務部指定專人負責逾期應收賬款的監管。
3.2銷售公司、考核結算部設置專人負責逾期應收賬款的統計和上報工作。考核結算部做好應收賬款的賬齡分析,每月中旬須將上月底前逾期應收賬款變化情況報法律事務部。銷售公司每月中旬須將上月逾期應收賬款處理過程中發出的催款函、簽訂的還款協議復印件報法律事務部。法律事務部每季度向法務和銷售,以及銷售公司總經理提供一份逾期應收賬款匯總表。
3.3銷售公司業務員應將與逾期應收賬款相關的材料復印件提交給法律事務部,包括但不限于客戶營業執照、銷售發票、收貨簽收記錄、對賬單、催款記錄、還款協議書、客戶經營狀況、催收方案等。法律事務部建立健全逾期應收賬款檔案,并逐步建立逾期應收賬款信息庫,與銷售公司、考核結算部等相關部門通過計算機網絡保證信息共享和互通。
3.4法律事務部應了解每筆逾期應收賬款形成的原因,向業務員了解是否與客戶存在貨物數量、發貨期、質量、金額等方面的爭議,并提出處理建議,消除客戶拒絕付款的借口并盡可能維護與客戶的良好關系。
4、催收管理
4.1銷售公司業務員根據催收工作程序,開展對逾期應收賬款的日常催收工作。
4.2催款方式包括電話、傳真、上門拜訪等方式。
1)欠款金額1萬元以下的,以電話催收為主。自貨款逾期6個月后,原則上應每半個月至少催收一次,直至客戶付款或做出同意付款的承諾。若客戶違反承諾拒絕付款,業務員應提高電話催款的頻率,原則上每星期至少催收一次。在催款過程中,可要求法律事務部予以協助,法律事務部的協助方式主要為以郵寄或傳真方式向客戶發出正式催款函。
2)欠款金額1萬元以上的,自貨款逾期6個月后,原則上應每月對客戶登門拜訪一次,在催款的同時了解客戶的生產經營狀況。欠款金額5萬元以上的,如果客戶一次性付款困難,可以允許客戶分期付款,但必須簽訂還款協議。在催款過程中,業務員可要求法律事務部予以協助,法律事務部的協助方式主要除以郵寄或傳真方式向客戶發出催款函外,必要時陪同業務員對客戶上門催收。
3)如果客戶拒絕付款或拒絕簽訂還款協議或者生產經營出現嚴重困難影響本公司債權安全的,應提交法律事務部通過法律手段催收。
4.3業務員應并做好日常催收臺帳記錄,每月對臺帳記錄進行整理、歸檔,交部門領導審核后,呈報銷售公司負責人。
4.4法律事務部可根據實際需要制作不同格式的催款函供業務員參照使用。在催款過程中需要與客戶簽訂還款協議的,原則上使用法律事務部起草的協議格式,若需對格式內容進行修改或使用其他格式的,應先交法律事務部進行法律審核,以防范風險或漏洞。
4.5法律事務部可就逾期應收賬款催收提出意見,必要時協助銷售公司處理催款事宜。
5、訴訟事務管理
5.1對有以下情況之一者且欠款金額超過1萬元(含1萬元)的,原則上應及時提交法律事務部通過訴訟方式收款。
1)經多次催收仍拒不付款或達不成還款協議的。
2)發現債務人有破產、解散跡象,可能形成破產債權的。
3)發現債務人有大量訴訟、仲裁案件產生,可能導致本公司債權在非訴訟催收手段下得不到清償。
4)發現債務人對外欠款情況嚴重,嚴重威脅到本公司債權的安全。
5)債務人已經或即將停產、轉產,存在破產或逃廢債務的可能。
5.2訴訟準備
1)銷售公司各部部長對客戶情況進行審查,初步擬定是否要采取法律手段。
2)初步擬定采取法律手段的,業務員收集準備起訴客戶的相關訴訟材料,包括與客戶簽訂的合同、發貨單、對賬單、客戶的營業執照等。業務員收集完所有材料后,將材料提交法律事務部,由法律事務部對材料進行初步整理,理清法律關系,并提出初步法律意見。
3)對于可以通過法律手段催收的逾期應收賬款,業務員填寫《涉法糾紛處理審批單》交分管領導審批。
5.3訴訟階段
1)訴訟案件原則上由法律事務部自行辦理,重大、疑難或特殊案件可委托外部律師辦理。
2)讓步金額在十萬元(包括十萬元)以下的,需要當場決定的,由法律事務部和銷售公司負責人溝通,并請示銷售分管領導后決定;事后法律事務部填寫《訴訟工作聯系單》,由法律事務部和銷售公司負責人明確意見并請銷售分管領導審批。
3)讓步金額在十萬元以上的,法律事務部和銷售公司負責人共同出具情況說明或填寫《訴訟工作聯系單》,報銷售分管領導同意后呈送總裁審批決定。
4)法律事務部在處理逾期應收賬款過程中,特殊情況下也可以通過債權出售等方式進行,但必須經銷售分管領導同意后報總裁審批。
5)在取得法院的生效判決書或調解書后,法律事務部對案件處理的執行進行監督,以月為單位,每月對案件處理結果的實施情況進行匯總,并上報法務分管領導。對方拒絕按照判決書或調解書執行的,應及時申請法院強制執行。
6、壞賬處理管理
6.1下列逾期應收賬款,作為壞賬進行處理:
1)通過訴訟、仲裁等方式仍無法收回的逾期應收賬款。法律事務部提供法院出具的敗訴判決書/仲裁書,或者勝訴但被法院裁定終(中)止執行的法律文書。
2)客戶已經破產、注銷、吊銷營業執照,或者被政府部門關停,導致逾期應收賬款無法收回的。業務員應提供法院的破產公告和破產清算的清償文件,或者工商部門的注銷、吊銷證明,或者政府部門有關撤銷、責令關閉的行政決定文件。
3)逾期三年以上及已無力清償債務的。業務員應提供催收磋商記錄,確認債務人已資不抵債、連續三年虧損或連續停止經營三年以上。
4)還款協議中已經明確放棄的債權。業務員應提供與客戶簽訂的債務重組協議及其相關證明。
5)單筆數額較小、不足以彌補清收成本的逾期應收賬款。
6.2壞賬處理由考核結算部每年集中清理一次,對于確實
需要做壞賬處理的,考核結算部應按規定及時進行壞賬核銷。
6.3壞賬核銷的同時,按照公司銷售人員風險金管理規定對責任人員進行考核。業務員如果要移交客戶,新接手的業務員應當要求原業務員移交相應資料,如果該客戶的欠款已經屬于6.1條可以作為壞賬處理的逾期應收賬款,接手的業務員應立即向銷售公司負責人提出壞賬處理建議,同意壞賬處理的由考核結算部對原業務員風險金按照制度予以考核。如果客戶賬款在新接手的業務員手中形成壞賬的,由接手的業務員對該賬款形成壞賬承擔考核責任。
6.4壞賬實行賬銷案存原則。考核結算部對已注銷的壞賬進行備查登記,銷售公司業務員仍有義務對已注銷的壞賬進行催收,收回已注銷的壞賬應及時入賬。
7、本辦法由法律事務部解釋。
