學院檔案管理實施細則
學院檔案管理實施細則
檔案管理工作是學院總體工作的一個重要組成部分，它是由國家、省、市指令性文獻、文件和學院的物業管理、行政管理、人力資源管理及教學管理等各具有價值的文獻、文件和資料組成。為維護檔案的真實性和嚴肅性，特制定檔案管理實施細則。
一、檔案管理人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》。工作態度端正，事業心強。
二、檔案管理人員要認真學習，積極工作，刻苦鉆研業務，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責，認真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
（一）檔案室負責接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學校各科室、部門需要歸檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續。文書檔案移交時間每年4月20日前，會計檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時收交，不得無故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經過嚴格的鑒定手續，質量合格后方可移交。檔案交接手續，由歸檔單位編寫移交清冊，一式兩份，當面查點清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。
（二）歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實。
2.裝訂入冊必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說明。
4.各部門的資料歸檔入冊，按統一通知的時間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統一編目歸檔。
5.檔案移交時，交接人必須按規定辦理簽名移交手續。
6.歸檔時間:整套系統性管理工作文件應在正式頒布生效后的10天內歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學業務工作，應在下一年度第一季度內裝訂上卷。基建類資料在每項工程竣工驗收后一個月內立卷。
四、檔案借閱
（一）因工作需要按程序審批后，可借閱有關檔案。
（二）借閱檔案應在檔案室內閱讀。確因工作需要外借的，一天以內由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長簽字同意。
（三）凡需摘錄或復印檔案內容的必須經黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內容的案卷編號及原文標題，并通過檔案管理人員登記認可。
（四）保密檔案不外借、摘錄和復印。
（五）保密檔案借閱需經黨政辦公室主任以上領導批準。
（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁，因工作需要摘錄或復制時，須經黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內容和案卷編號及原文標題。用完后退回檔案室。
（七）歸還檔案時，檔案管理人員必須認真查驗，確認無誤后，方能撤銷借閱手續。
（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規定予以處罰。
五、檔案銷毀
（一）超過保管期限的檔案，由黨政辦公室對檔案進行認真審查鑒定，確認無保存價值后，編造銷毀清冊，寫出報告，經院長辦公會議討論，院長審批同意后方可銷毀。
（二）會計檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見，與財務人員共同審查鑒定，除報主管領導外，還需報財政部門審核批準。
（三）已到期，但經鑒定尚需繼續保存的檔案，可延長保管期限。
銷毀時，必須經主管領導簽字，派出監銷人員到指定地點監銷。監銷人員必須在銷毀檔案清冊上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點火化，不留痕跡。
六、檔案安全
（一）庫房專用，達到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。
（二）庫房設置溫濕度計及登記簿，每月檢查，發現超過極限，及時采取有效措施。
（三）庫房內嚴禁煙火。放置滅火器材，以防不測。
（四）庫房適時通風。
（五）箱柜擺放合理，垂直有序，利于通風。
（六）檔案出入庫房隨時登記，做到帳卷相符。經常檢查案卷完好狀況，以便采取措施。
