第1篇 公司文件、檔案質量管理過程
某公司文件、檔案質量管理過程
目標:*檔案管理全年不出現10次錯漏現象;
*倉庫管理年無事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:對文件的制定、編寫、發放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進行。
2 檔案入庫流程
流程說明:
2.1各部門將需要保管的資料經文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。
2.2合同類文件必須復印一份到財務部,并填寫《文檔簽收表》。
2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號。
2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。
3 檔案管理:
3.1傳統文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質量記錄的控制程序》執行;
3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執行;
第2篇 房地產公司文件管理程序
房地產公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。
2. 職責:
2.1 總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;
2.2 各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3．工作流程:
3.1 文件分類:
3.1.1 通用文件:指公司在生產經營活動中普遍使用的文件,分為內部文件、外來文件和外送文件。a.內部文件:即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等b.外來文件:即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等c.外送文件:即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等
3.1.2 專用文件:指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。a.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。b.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。c.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。d.合同文件:即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。
3.1.3 記錄:即公司各項質量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等
3.2 總要求:
3.2.1 文件處理必須做到及時、準確、安全。
3.2.2 內外行文要求做到格式統
一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系,發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8 在文件處理權限方面,部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發文件職責時,由副經理替代,必要時可通過電話向正職經理請示,有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。
3.2.9 總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環節。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.1 0總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經理匯報;
3.2.1 1各部室可根據實際需要制定各類表單,但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整;若需要增設程序以外的表單,在部門內部使用的需經部門經理審批同意,涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。
3.2.1 2電子郵件及傳真收發時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。
3.3 分類管理:
3.3.1 通用文件:a.內部文件:
a. 請示單:即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。報告:即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。a)知曉性報告:b)執行性報告:通知:即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出,周知性通知由人力資源部發出。a)總經理室發文:b)人力資源部發文:
d. 工作聯系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。
a. 會議性文件:即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
a. 周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。
a. 制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規范,其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。b.外來文件:
a. 法律法規:
a. 外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發出的文件
3.3.2 專用文件:a.技術文件:
a. 圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》
a. 施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》b.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3 .3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4. 相關文件:
4.1 《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2 《設計過程管理程序》
4.3 《施工管理程序》
4.4 《財務管理制度》
4.5 《合同管理制度》
4.6 《工程造價管理程序》
5. 相關表單:
5.1 發文登記表
5.2 收文登記表
5.3 文件清單/移交清單
5.4 請示單登記表
5.5 文件借閱登記表
5.6 工作請示單
5.7 工作聯系函
5.8 工作周記
5.9 蓋章聯系單
5.1 0圖紙收發登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 1圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)
5.1 2圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)
5.1 3文件更改申請表編制:包秋霞日期:200
2.4 .22審核:林立強、陳衛斌日期:200
2.4 .28批準:林權日期:200
2.4 .30
第3篇 物業公司文件收發管理程序5
物業公司文件收發管理程序(五)
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實,規范公司內部的文件收發、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內部文件的收發,上級或外來文件的收文及公司對外文件的發送工作。
3.職責
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項目負責配合本程序的實施。
4.程序
4.1公司內部文件的收發
4.1.1由公司總經理室下發各部門(項目)的文件(通知),由公司行政部負責依據總經理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,經總經理室審閱定稿后下發各部門(項目)執行。
4.1.2由公司各職能部門下發各項目的文件(通知),由發文部門負責起草,交行政部打印,打印稿由發文部門負責校對定稿,下發有關項目執行,并將文件(貳份)交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經理室或職能部門下發的文件(通知),必須實行簽收制度,公司職能部門(項目)在收到文件(通知)后,必須在《文件簽收記錄》上簽字確認,以便有效地落實文件(通知)精神。
4.1.4公司總經理室的文件(通知)精神落實情況,由行政部負責督辦,公司職能部門的文件督辦由發文部門負責。
4.2上級文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機關和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發放(由參會人員帶回公司)的上級文件資料,均由公司行政部負責簽收或參會人員直接送達公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后,必須做好收文登記記錄,應根據文件資料內容的輕重緩急,認真填寫《公司文件傳閱單》,粘貼于文件封頁之左上角,呈總經理室閱示。由總經理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據總經理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關部門(人員)傳閱,并保證主要牽頭(扎口)的部門(人員)優先傳閱。文件所有的傳閱人員應于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結束后,行政部應負責將文件及時地收回,并協助總經理室做好文件精神落實的督辦工作。
4.3公司對外發送的文件
4.3.1所有以公司名義對外發送的報告、請示、信函等文件均應加蓋公司公章,所有以公司部門(項目)名義對外發送的文件應加蓋部門(項目)印章。
4.3.2以公司名義對外的文件,原則上由公司行政部(也可由文件內容的主要職能部門)負責起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部(或相應的職能部門)呈公司總經理室審閱定稿,并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對外發送的文件,打印校對后,應交總經理室修改認可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項目名義對外發送的文件,打印校對后,應交公司管業部修改認可后方可加蓋項目印章(如有)。
4.3.5所有對外文件均應視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數公司留檔,來確定文件的原件份數,以免發生少送或浪費。
4.4項目甲方(或住宅小區業主)的來信
4.4.1公司各部門(項目)收到項目甲方(或住宅小區業主)的信函,收件部門(項目)應負責及時地予以登記。
4.4.2根據信函內容,收件部門(項目)應該或可以解決(答復)的,部門(項目)負責人應負責協調解決或回復?；貜筒僮鲄⒄毡境绦?.3條要求執行。
4.4.3如收到投訴函件,則應參照公司《麗景花園投訴處理程序》執行。
4.4.4項目甲方(或住宅小區業主)的信函處理完畢后,負責處理的部門(項目)應將信函原件及處理意見、結果及相應的資料原件(或復印件)裝訂后存入項目甲方(或住宅小區業主)的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料,由公司行政部負責按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。
4.6本程序所述的文件資料,行政部及其他職能部門(項目)負責人必須按照文件的內容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應按照公司檔案管理要求,做好收發文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》;
5.2《發文記錄》;
5.3《收文記錄》;
5.4《文件簽收記錄》。
第4篇 物業管理公司文件控制程序-13
物業管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
規范管理體系文件的編寫、審核、批準、發放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍:
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責
3.1綜合事務部負責公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負責本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術部負責小區圖紙、技術圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務部負責管理體系文件原件、質量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次:
第一層次質量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業指導書
第四層次質量記錄表格、資料(包括圖紙、技術圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準
4.2.1與管理體系有關的所有文件需按規定程序進行審批才能生效執行。
4.3受控文件的發布
4.3.1各部門認為受控文件不合理或因條件發生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務部,綜合事務部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準。
4.3.2綜合事務部對文件進行統一編號,具體方法見《文件編號規則》。
4.3.3綜合事務部將文件發送至審核部門審核以及批準部門批準。在審核及批準過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續修改。
4.3.4文件分'受控文件'和'非受控文件'兩類。受控文件需加蓋藍色'受控文件'章,非受控文件加蓋紅色'非受控文件'章,作廢文件加蓋紅色'作廢'章。沒有管理者代表批準,公司員工不得任意復制和外傳。
4.3.5綜合事務部負責發放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務部在相關文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態號遞增1次。若質量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務部在發放新文件的同時,應回收相應作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應提交書面原因方可發放新版。
4.4.2綜合事務部對收回的作廢文件予以統一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發放完成后,綜合事務部將相應《文件更改通知單》、《文件發放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發放完成后,綜合事務部將相應記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋'作廢'章后,做相應處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應經管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發布,綜合事務部不負責對其進行更新:
4.6.1因宣傳等原因,經管理者代表批準,受控文件可以非受控方式對外發布。
4.6.2因培訓等原因,經綜合事務部批準,受控文件可以非受控方式在公司內部發布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務部負責按本程序實施。
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發放的文件和資料,包括國家、行業標準、法規條例、技術文件等。
4.8.2相關部門收到外來文件后,如該文件內容涉及到物業服務及質量管理體系且公司準備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務部備案,由管理者代表批準,列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務部保存。作廢外來文件原件由綜合事務部加蓋'作廢'章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務部查詢、借閱或復制,復制的外來文件登記并加蓋'受控文件'章。
4.8.5綜合事務部負責其版本更新,每三個月對外來文件進行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術圖樣由管理處負責建檔、編號,并及時到綜合事務部蓋'受控'章。
4.9.3資料發生更改時應加蓋修改章,當圖紙修改超過使用規定時加蓋'作廢'章并收回存檔。
4.10質量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設計制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務部。
5.0支持性工具
《文件發放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制:審核:批準:日期:
第5篇 某裝飾公司文件管理禁令
裝飾公司文件管理禁令
為使公司經營過程中,學法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護企業的合法權益,嚴肅重申如下問題:
1、對外所有文書必須呈總經理簽發方能加章發出,并留復印件進歸類檔案。
2、外單位文書在總經理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經理簽發后,原件存檔,部門留復印件備用。
3、所有合同起草和規定格式文本的合同打印填寫好后,由總經理簽發方能加章、實施。在實施過程中如有變更及修改,必須由總經理認可,不得自作主張和發出。
4、辦理手續根據總經理簽署的意見加章后,必須按文書內容填寫規定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。
5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴謹和嚴格管理,嚴格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。
6、特殊情況和總經理外出時,急需加章和處理的文書,需向總經理按原文匯報,經總經理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發出,并留復印件存檔,待總經理回公司后,交呈至總經理閱知。
7、對外文書,一旦簽發后,須速反饋結果等工作情況。
以上總經理令必須堅決執行,如有違規,則追究違規人的法律責任和經濟責任。
第6篇 某物業管理公司文件編號規則
物業管理公司文件編號規則
1.0質量環境手冊代碼:zl
2.0部門代碼
2.1客戶服務中心代碼:01
2.2綜合事務部代碼:02
2.3工程技術部代碼:03
2.4環境管理部代碼:04
2.5護衛服務部 代碼:05
2.6財務稽核部代碼:06
3.0質量環境手冊 yshz-zl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zl-質量環境手冊縮寫,××-標準條款號。
3.1程序文件yshz-c*-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,c*-程序文件縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.2作業指導書 yshz-zy-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,zy-作業指導書縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.3記錄 yshz-jl-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,jl-記錄縮寫,□□-部門代碼,××-流水號。
3.4外來文件 yshz-wl-××
yshz-表示公司名稱縮寫,wl-外來文件縮寫,××-流水號。
3.5圖紙 yshz-tz-□□-××
yshz-表示公司名稱縮寫,tz-圖紙縮寫,□□-圖紙類別代碼,××-流水號。
其中類別代碼為:
dq--電氣 js--給排水 tj--土建
*f--消防kt--空調、暖通 yl--園林
編制: 審核: 批準: 日期:
第7篇 房地產公司文件管理程序11
房地產公司文件管理程序(十一)
1.目的及范圍:建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序,確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。
2.職責:
2.1總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督,并受理各部門有關文件延誤的投訴;
2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作,即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。
3.工作流程:
3.1文件分類:
3.1.1通用文件:指公司在生產經營活動中普遍使用的文件,分為內部文件、外來文件和外送文件。
a.內部文件:即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等
b.外來文件:即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等
c.外送文件:即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等
3.1.2專用文件:指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。
分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。
a.技術文件:即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。
b.財務文件:即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。
c.人事資料:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。
d.合同文件:即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。
e.簽價單:即審計核算部在簽價認價時專用的文件。
f.決算資料:即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。
3.1.3記錄:即公司各項質量活動留下的記錄,是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等
3.2總要求:
3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。
3.2.2內外行文要求做到格式統一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式,內部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章'文件格式')
3.2.3各部室資料員為公司文件流轉的進出口,文件不允許由擬寫人直接送領導者個人,因特殊情況必須越過傳遞的,應于事后按程序補辦登記。
3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初,根據以往本部門文件的運轉情況,預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目。
3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據3.2.4訂立的立卷類目,將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內,并按文件收進順序填寫文件清單。
3.2.6文件的管理一般要經過如下幾個環節:
a.編制:文件由相關部門或個人擬寫,所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經理秘書編號。
b.批準:文件內容和發放范圍由相應的批準人審核簽發;需要多個部門批準的,須進行會簽,簽發時須注明簽發時間;應用軟件的使用權限需報送總經理批準。
c.登記:收發文(除便條、介紹信、回執等)應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發號。
d.用印:公司印章由總經理秘書保管,部門公章由各部室資料員保管。用印時,應以相關部門主管簽發的文字或經部門經理簽字的蓋章聯系單為依據。
e.發放:各部室資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時,由總經理室或相關部門根據發放清單發出新版文件。
f.傳閱:分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼,各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章,填寫需傳閱人員名單,傳閱人員閱畢簽字。
g.更改:技術文件需要更改時,應由發布該文件的個人或部門提出,并填寫《文件更改申請單》,通過資料員報原審批人批準,并由原文件發布部門按原發放范圍下發,同時作好登記。
h.版本公布:制度文件換版時,由總經理室主任編制最新版本號;總經理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規清單及制度文件版本情況并給予公布。
i.回收:文件持有人因離職或工作調動不再符合持有資格時,所在部門資料員負責及時收回。
j.歸卷:各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內;定期歸卷即一個較長時間段后,對手頭的所有文件進行清理,對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯合辦理的文件原件由主辦部門歸卷,其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統部保存。
k.借閱:文件需要借閱或復印時,借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位,如遇特殊情況,需經部門經理批準。
l.保護:文件不管處于使用或是保存狀態,都要注意保持字跡清晰、份數完整。歸卷時,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。
m.歸檔:各部室按規定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交,無歸檔或存查價值的文件,經鑒別和主管部門領導確認后銷毀。
3.2.7在文件處理時限方面,一般文件2個工作日,加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限,必須先通知文件發出部門,并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長,但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系,發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。
3.2.8在文件處理權限方面,部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發文件職責時,由副經理替代,必要時可通過電話向正職經理請示,有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。
3.2.9總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認,以省略各部室二次重復會簽的環節。(具體做法參見《合同管理制度》)。
3.2.10總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查,受理各部室有關文件延誤的投訴,并定期向總經
理匯報;
3.2.11各部室可根據實際需要制定各類表單,但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整;若需要增設程序以外的表單,在部門內部使用的需經部門經理審批同意,涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。
3.2.12電子郵件及傳真收發時應進行登記和存盤,如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。
3.3分類管理:
3.3.1通用文件:
a.內部文件:
a.請示單:即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件,以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明,各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。
報告:即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件,在我司,可視為請示單的補充形式。
a)知曉性報告:
b)執行性報告:
通知:即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件,一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出,周知性通知由人力資源部發出。
a)總經理室發文:
b)人力資源部發文:
d.工作聯系函:即公司部門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的,須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門,對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。
e.會議性文件:即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。
f.周記:即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。
g.制度文件:即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求,具有約束力。制度文件作為一種規范,其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準,管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。
b.外來文件:
a.法律法規:
b.外部來文:如政府來文、供方來文、顧客來文等
c.外送文件:如對政府、供方、顧客等發出的文件
3.3.2專用文件:
a.技術文件:
a.圖紙:具體管理詳見《設計過程管理程序》
b.施工專用文件:具體管理詳見《施工管理程序》
b.財務文件:具體管理詳見《財務管理制度》
c.人事資料:具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
d.合同文件:具體管理詳見《合同管理制度》
e.簽價單:具體管理詳見《工程造價管理程序》
f.決算資料:具體管理詳見《工程造價管理程序》
3.3.3記錄:記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行,歸檔后則按《檔案管理程序》管理。
4.相關文件:
4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)
4.2《設計過程管理程序》
4.3《施工管理程序》
4.4《財務管理制度》
4.5《合同管理制度》
4.6《工程造價管理程序》
5.相關表單:
5.1發文登記表
5.2收文登記表
5.3文件清單/移交清單
5.4請示單登記表
5.5文件借閱登記表
5.6工作請示單
5.7工作聯系函
5.8工作周記
5.9蓋章聯系單
5.10圖紙收發登記表(見《設計過程管理程序》)
5.11圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)
5.12圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)
5.13文件更改申請表
編制:包秋霞
日期:2002.4.22審核:林立強、陳衛斌
日期:2002.4.28批準:林權
