選擇物業管理單位作業指導書
選擇首屆物業管理單位作業指導書
1.作業目的
在業主委員會尚未成立之前,首屆物業管理單位由房產開發企業選擇,并規定申辦預售許可證時必須交驗首屆物業管理合同,這種要求物業管理提前介入的強制性規定,目的在于能以使用角度的要求參與施工質量管理和成品保護,尤其是在設備設施方面避免在設計,選型和安裝等環節上的先天不足。另外,選擇一個社會信譽良好的稱職的收費合理的首屆物業管理單位,對提升物業本身的品牌效應也將起到不可低估的作用。所以說,本項作業是營銷策劃中的一項重要的組成部分。
2.主管崗位總經濟師:審核招標書,組織招標小組和批準評標委員會名單,代表公司答疑和簽署物業管理委托合同。
主辦崗位營銷策劃:編制招標書和委托合同,負責招標全過程的組織工作。
3.緊前工作條件
與申辦預售許可證所符條件相同。
4.作業描述
4.1主管崗位決定選擇物業管理單位的形式,根據房產的規模、檔次選擇具有管理相同類型能力的物業管理企業。
4.2主辦崗位向市或區的房地產局物業管理部門提出申請,經批準后組織成立由房產開發單位和物業管理專家組成的招標小組,討論招標的指導思想、原則及方法,并形成會議紀要。
4.3編制招標文件并經總經濟師批準,內容包括:
4.3.1招標公告或邀請書,內容包括擬招標的物業名稱,投標單位的資質條件,投標單位的報名截止日期,以及聯系地址、電話,招投標全過程公證的公證機關名稱等有關事項。
4.3.2招標書,內容包括總體說明(如占地面積、房屋類型與數量、公共設施和場地情況、物業移交日期),物業管理要求(如基礎服務管理、特殊要求的管理以及專項管理服務,物業管理委托期限、物業管理服務收費限額,物業管理考核標準及獎懲措施等);投標須知(如投標書編制要求,投標、踏勘、答疑、開標等時間)。
4.3.3編制服務質量調查表或提綱(如總體環境印象,工作人員禮儀形象,服務制度和執行情況,設備完好程度,收支公開情況,管理人員人數和管理戶數的比例,管理費欠繳戶訪問記錄等)。
4.3.4草擬評標委員會的專家名單和評分標準。
4.3.5草擬委托管理合同。
4.4本主辦崗位經總經濟師批準,通過新聞媒體(報紙、電臺、電視臺、新聞發布會等)向社會發布招標公告或邀請通知。
4.5報名截止日期后,本主辦崗位對報名的投標單位進行資質審查。主要審核企業營業執照,企業資質等級證書,同時通過各種途徑考察其已承擔項目的物業管理水平,履約情況。從中選擇三到五家參加投標,經總經濟師批準后書面通知在約定的時間領取招標文件。
4.6本主辦崗位在招標書約定的日期召集投標人踏勘現場,并由總經濟師主持召開答疑會。
4.7招標小組在投標截止日期前收取投標單位各類投標文件、副本(復印件)。公證員確認參加投標單位的有效性。
4.8對投標單位的工作實績、管理水平、信譽進行隨機取樣調查。
為了保證隨機取樣的公平、公正和客觀,調查取樣時,應注意以下幾點:
4.8.1對各投標單位的調查取樣盡可能同時進行;
4.8.2必須由招標小組成員負責帶隊,并至少二人同行;
4.8.3不事先通知安排,應到現場隨機抽樣,預防作假,取樣不實;
4.8.4現場取樣調查完畢,應在調查記錄上簽字并密封帶回。
4.9按照招標書中規定的時間、地點,在公證員、有關投標管理部門工作人員以及投標單位代表共同參加監督下,公開拆封開標,并當眾宣讀投標書的主要數據和承諾。
4.10評標分為三個階段:評議投標書階段,答辯階段和確定中標單位階段。
4.10.1投標書評議階段。評委會認真仔細地獨立完成投標書審查和評閱,按擬定的評分標準采用無記名方法,給投標書評分。
4.10.2答辯階段。答辯目的是為了進一步了解投標書的真實性、可操作性、客觀性。提問方仍由評委會組成,答辯方指定為投標書中明確的中標后將接管新住宅小區(大廈)的管理處主任。按回答問題的準確性,邏輯性和層次性以及管理經歷和經驗等方面表現,由評委無記名進行評分。
4.10.3根據投標書評議分、答辯分以及調查采樣的信譽分,按事先設定的權重比例進行統計,排出名次。公證員確認中標單位并擬定公證書。
4.11寄發中標通知書,約時與中標單位簽訂物業管理委托合同。物業管理委托合同可以采用行業的標準文本,其主要的條款有:
4.11.1合同雙方當事人;
4.11.2物業的基本情況;
4.11.3委托管理事項,其中包括提前介入期間的工作內容;
4.11.4委托管理期限;
4.11.5甲乙雙方的權利和義務;
4.11.6管理目標;
4.11.7管理服務費用;
4.11.8獎懲辦法;
4.11.9違約責任。
