物管公司資源部行政管理角色職責
物管公司資源部與管理處行政在行政管理方面的角色和職責
一、資源部與管理處行政的定位和角色:
資源部:
規章制度的草擬者
業務的支持者
業務的監督者
業務咨詢顧問
管理處行政:
規章制度的執行者
業務的優化者
業務的實踐者
基層信息的提供者
二、資源部與管理處行政職責描述:
資源部
1、組織制定公司及管理處的行政工作發展規劃及管理制度,編制實施計劃與預算,審核各管理處的實施計劃及預算;
2、修訂、執行、監督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程,確保行政后勤管理的順利進行;監督管理處行政的運作,為管理處行政協調解決疑難問題;
3、組織、協調公司各類活動;
4、制定公司及管理處的檔案管理規定,按照《檔案管理規定》歸口管理公司檔案工作;監督、指導管理處的檔案管理;
5、各項日常行政事務的統籌,公司本部日常行政事務的具體實施;
6、統籌公司所有資產管理,具體實施所有資產轉移、廢舊處理工作;具體執行公司本部的日常資產管理工作;
7、收集各管理處日常運行資料,整理公司的運行情況資料;
8、負責公司與項目管理中心、各管理處、外單位的文件收發、流轉及管理工作的收發、流轉及管理工作;
9、配合公司各職能部門及管理處的工作。
管理處行政
1、執行公司的行政管理制度,按照公司的指引編制管理處行政預算,認真執行公司行政預算,并及時提出優化成本的好建議;
2、嚴格執行各行政和后勤管理制度、工作流程,確保公司行政后勤管理的順利進行;接受公司行政的監督;
3、組織協調管理處各類活動及會議,并配合實施公司各類活動;
4、按照《檔案管理規定》管理管理處檔案工作;接受公司檔案管理的監督和業務指導;
5、管理處日常行政事務的具體實施;
6、具體負責管理處的日常資產管理工作,包括申購、采購、轉移、維護、維修、錄入資產卡片、費用報銷;
7、收集、提供管理處日常運行情況資料;
8、負責管理處與物管公司、所在項目的項目部、銷售部及外部單位的文件收發、流轉及管理工作;
9、配合物管公司及管理處其他部門的工作。
三、資源部與管理處行政具體業務管理的工作描述:
事務類型 資源部管理處行政
1、行政規章制度
起草公司及管理處行政管理制度;
執行公司行政管理制度;
監督管理處執行公司行政管理制度
檢查、完善現行各項行政管理制度。執行物管公司行政管理制度;
匯報管理處行政手冊的執行情況及提出改進建議。
2、預算管理編制公司行政預算的費用指標;
編制公司本部的行政預算;
協助管理處完成行政預算;
執行公司的行政預算,對預算目標負責;
監督管理處執行行政預算;
對公司及管理處的行政預算執行情況做定期檢討。編制管理處行政預算;
執行公司批準后的行政預算;
定期檢查匯報管理處行政預算的執行情況。
3、收發文管理制定公司及管理處的收發文管理規范;
負責公司本部所有的收發文事務;
監督管理處的收發文管理情況。執行公司的收發文管理規范;
負責管理處所有的收發文事務;
匯報管理處的收發文執行情況,并提出優化改進建議。
4、文檔管理制定公司文檔管理標準文件,并統籌實施,包括統一發文格式、統一表格格式等;
草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。按公司文檔管理標準規定的細則,實施文檔管理工作;
正確使用公司文本和表格模式。
5、檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》;
負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理;
發揮檔案價值,保障檔案安全完整;
監督管理處檔案管理工作;
組織實施公司本部檔案室盤點工作。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序;
管理好物管公司的所有文檔資料;
匯報管理處的檔案管理情況,并提出優化改進建議;
6、印章/用章管理制定公司《印章管理規定》、《申請蓋章管理規定》及其他相關制度和流程;
監督、實施公司印章、蓋章及其他相關制度和流程;
審批各管理處刻制管理處印章申請;嚴格執行《印章管理規定》、《申請蓋章管理規定》及其他相關制度和流程;
按工作需要申請刻制管理處印章,并妥善保管;
8、資產采購及管理制定公司《資產管理制度》、嚴格要求實施資產管理和資產保全工作;
指導、監督、檢查各管理處的資產管理工作;
在各管理處之間合理調配各類資產,組織執行資產轉移工作;
制定資產采購流程及相關應用表格;
按照行政采購審批權限實施物管公司的資產采購工作;
公司本部資產的日常維護管理。按公司《資產管理制度》、的職責要求,嚴格實施資產管理和資產保全工作。
對資產管理過程中出現問題的及時匯總、上報;
配合執行公司資產轉移工作;
嚴格按照公司資產采購流程和權限進行實施采購;
管理處資產的日常維護管理。
9、各類日常行政事務(飲用水、用餐、快遞、車輛調度、辦公用品采購/分發、辦公設備的維護、指定供應商的意見反饋等)負責日常行政事務供應商的甄選、評價、反饋、適時更換等事務。
制定日常事務操作規范,并監督實施情況,提出意見和改進建議;
優化公司日常行政工作,提高工作效率。負責本管理處各類辦公設備、設施維護、調配等工作;
按公司的要求與有關供應商合作,并及時反饋對供應商的贊許/意見/建議;
優化本管理處日常行政工作,提高工作效率。
11、報告關系/類別:
1、行政月報匯總:
2、半年度行政工作報告;
3、年度工作報告;
4、各類會議紀要;
5、審核管理處年度行政預算。
1、行政月報
2、半年度行政工作報告;
3、年度工作報告;
4、各類會議紀要;
