美居物業鑰匙管理方案

美居物業鑰匙管理方案

美居中心鑰匙管理方案

管理方案制作目的:對商場各類鑰匙統一管理,落實責任,避免出現亂領濫用情況,避免安全隱患,保障營業運行和緊急情況下鑰匙的使用,。

管理方案執行時間:批準后執行。

管理方案執行部門:樓層安管部、行政人事部。

管理方案概要說明:

1、商場鑰匙的分類:辦公管理類(各辦公室、庫房、辦公桌、文件柜等);通道管理類(公共大門及卷簾、消防通道、觀光電梯、貨梯、扶梯等);設備管理類(各類機房、泵房、配電室等);消防管理類(消防卷簾、監控室、消防電梯等);公共管理類(衛生間、開水房等);商戶店鋪門。

2、商場鑰匙管理原則:歸口管理、統一分配、定期審查。

辦公管理類鑰匙歸口行政人事部管理;通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類等歸口樓層安管部管理。

管理方案組成:

1、管理部門的主要職責。

2、鑰匙管理工作流程。

3、鑰匙管理規定。

4、相關工作表格。

一、管理部門的主要職責

1、行政人事部

1)負責辦公管理類鑰匙的統一編號、登記、分配、回收和使用檢查。

2)定期與樓層安管部聯合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。

3)負責所有辦公管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發事件、緊急需求、人員離職未交還鑰匙等)。

4)負責所有鑰匙的丟失審查、鎖具更換和鑰匙配置工作。

2、樓層部

1)負責通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的統一編號、登記、分配、回收和使用檢查。

2)定期與行政人事部聯合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。

3)負責所有通道管理類、設備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發事件、緊急需求等)。

4)與行政人事部配合回收因人員離職未交還的鑰匙。

二、鑰匙管理工作流程

1、鑰匙領用/借用流程(不含辦公管理類鑰匙)

鑰匙分配授權批準人:樓層總監

鑰匙使用授權批準人:通道管理類(安管部經理)、設備管理類(工程部經理)、消防管理類(安管部經理)、公共管理類(樓層部經理)。

2、鑰匙封存與啟用流程(不含辦公管理類鑰匙)

一般針對商戶鑰匙管理(商戶店鋪內若發生緊急情況或能夠產生損失的情況,而商戶不在現場,時間緊迫時,可以啟用封存鑰匙)。

3、更換鎖具和配置鑰匙申請流程(不含辦公管理類鑰匙)

三、鑰匙使用管理規定

1、所有使用公司鑰匙人員必須保證鑰匙的對應性和唯一性,不得轉借、代領或代用、或代為保管。

凡因此而造成不必要損失,皆有鑰匙領用人承擔。

2、歸口管理部門要對接受到的鑰匙進行分類、編號、存檔管理。

3、對于每套鑰匙,領用人只能領取一把,其余由歸口部門統一保管。

4、對于每套鑰匙,歸口管理部門都要保留鑰匙坯子做備份。

5、領用鑰匙人員不得私自配制任何鑰匙,若發生鑰匙丟失,必須報由歸口管理部門統一配置。

6、需要在崗位上移交的鑰匙,應由部門制定嚴格的交接制度,每次都要作好移交記錄。

7、任何鑰匙的領用、借用都必須取得授權批準人書面同意;遇有緊急情況可以在授權人口頭同意后臨時使用鑰匙。

8、任何人員不得以工作之便因私使用鑰匙。

9、鑰匙管理人、使用人發現鑰匙損壞后,要將殘品上交做統一銷毀,并做出書面報告。

10、歸口管理部門要配合建立每月鑰匙使用情況檢查制度,對鑰匙的領用記錄、借用記錄和實際使用情況進行詳細檢查,形成書面報告上報公司總經理。

四、相關工作表格

鑰匙領用登記表

臨時鑰匙借用登記表

商戶鑰匙封存承諾書

更換鎖具或配置鑰匙申請

(見附件)