物業鑰匙委托管理作業手冊

物業鑰匙委托管理作業手冊

物業鑰匙委托管理標準作業手冊

為了規范項目內特定情況下業主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙

01、物業管理處鑰匙保管的范圍

發展商交樓后,業主未入住時由發展商托管的鑰匙

特定情況下業主托管的鑰匙。特定情況是指:業主確有委托要求或實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業管理處工作帶來額外事端的情況

未售出房屋

02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中

03、鑰匙的發放工作按照入住流程操作

04、業主在特定情況下的鑰匙管理

業主委托保管鑰匙時,管理員應按《業主留鑰匙登記表》的要求填寫相關項目

管理員應特別向業主說明本物業管理處不承擔為業主保管家庭財產的責任,業主同意后,請業主在《業主留鑰匙登記表》的'業主簽名'欄簽名確認

05、托管鑰匙的管理

物業管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數量、借鑰匙原因、借用人聯系電話等內容,然后簽名確認

辦理鑰匙退還手續時,管理員應在核對鑰匙數量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在'接收人'一欄簽名確認

客服主管應安排管理員根據各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發現借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還

當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應征求業主同意后,要求損壞或丟失方重新換鎖,保證房屋安全。并將處理結果記錄在《業主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業主檔案袋中

06、所有與鑰匙管理有關的記錄應由客服中心歸檔、保存。