物業質量記錄及文檔管理程序文件
物業程序文件:質量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉發、保存最新有效的行業標準和政策法規。
監督公司各管理處、部門文檔管理
品質管理部監督公司各部門質量記錄的控制。
收集質量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業標準和政策法規。
相關部門收集、轉發及評估新的行業標準和政策法規對公司目前業務或管理工作的影響,根據需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料 4.定義
質量記錄:體系文件規定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現場質量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確保現場質量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據具體情況,制作兩聯的質量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續。
5.2.8《體系文件下發明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規一覽表》由辦公室填寫,經現相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續保留。
5.3文檔資料編碼規則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發展商提供的規劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養技術資料;
c.物業質量證明文件和物業使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發展商提供的小區/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯系人及電話要編制成表,以方便維修保養時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據情況定期更新資料內容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經顧客或經理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業資料
5.4.3.1物業資料包括物業項目各類批文、建筑施工許可證及執照、管理及商業用房資料、住宅區基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據需要自行調整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網絡系統管理規定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網絡系統管理規定》
7.質量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質量記錄報廢申請表》
