物業文件資料管理程序文件
物業程序文件:文件資料管理程序
1.目的
規范公司和各管理處/部門文件資料的管理,確保文件資料處于受控狀態。
2.范圍
適用于公司各管理處/部門文件資料的管理。
3、定義
無
4.職責
部門/崗位工作職責頻次/時間
總經理審批公司紅頭文件,必要時對各管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
分管負責人必要時對分管管理處、部門收到的外來公文提出處理意見。1個工作日
管理處/部門負責人審批以本管理處/部門名義發布的文件。
對本管理處/部門收到的外來公文提出處理意見。及時
經辦人員編制需發布的文件、辦理文件規定的相關事項。及時
文件管理員文件的管理、控制。及時
辦公室負責對物業公司級行政文件、其他文件、外來公文的管理、控制及時
5.方法及過程控制
5.1文件的分類
5.1.1行政文件:公司級人事任免、獎懲決定、對內外發文等以紅頭文件形式發布,公司日常往來函、公司級會議紀要、管理處/部門級行政文件以非紅頭文件形式發布。
5.1.2業務文件:包括各類管理制度、組織架構、職務說明書等。
5.1.3其他文件:包括新聞稿件、宣傳海報等(不需編號)。
5.1.4外來文件:包括外來公文和外來標準/法規。外來公文指政府部門、上級公司下發的公文。外來標準/法規指政府部門制定的與公司業務有關的各種行業標準、管理/技術標準、法律法規;上級公司下發的各種管理制度等。
5.2文件的編碼及格式
5.2.1公司級行政文件編號方法為:物總字【年度】序號,序號為三位數。須經辦公室審批、統一管理。紅頭文件格式如下:
紅色文件頭
編號(小四宋體)
文件名稱(小二號黑體、加粗)
文件內容(小四號宋體)
簽署人(四號宋體)
(小四號宋體) zz物業管理有限公司
(小四號宋體,中文數字) 二○○五年六月七日
5.2.2部門級行政文件編號方法為:部門/管理處簡稱【年度】序號,序號為三位數。部門/管理處簡稱如:辦公室、品質、財務、經管、世貿、城花、都花、新城、美樹、水晶城、東麗湖、西青,如增加新部門/管理處,由品質管理部確定部門簡稱。格式為:
物業公司文件(小三號黑體、加粗)
文件編號(四號黑體)
文件名稱(小二號黑體、加粗)
文件內容(小四號宋體)
(小四號宋體)zz物業管理有限公司
(小四號宋體)部門/管理處名稱
(小四號宋體)簽名:
(小四號宋體,中文數字) 二○○五年七月十五日
注:業務部門文件的字體須符合以上要求,字號可根據具體情況確定,但須保持文件各部分字號大小的協調性。
5.2.3業務文件格式
5.2.3.1組織架構和職務說明書
*****組織架構/職務說明書(三號黑體、加粗)
部門/管理處簡稱-年度-編號(每年從01開始)(小四黑體)
文件內容(宋體)
編制: 審核: 審批: (宋體)
年月日年月日 年月日(宋體)
5.2.3.2各類管理制度
a.文件表頭樣式
***(管理處/部門名稱)管理制度編號tjzzwy(部門簡稱)-***
名稱版本a/0第頁 共頁
編制更改審核批準生效期年 月 日
b.管理處/部門可根據需要將管理制度分為'顧客關系'、'環境'、 '職能'、 '安全'、'工程'等類別,并通過文件編號予以區分,如:花園新城'客戶關系'類文件編號為'tjzzwy(新城)- k**(**:為序號,從01開始)'。
c.版本控制:按體系文件控制方法執行。
5.3文件的發布
5.3.1所有文件均需經過審批后方可發布。通過宣傳欄向顧客公布的信息須保存審批記錄。
5.3.2重要文件送達開發商、業主/業主委員會及相關業務單位時,須請對方在《文件發放簽收表》簽收,并保存簽收記錄。
5.4文件的更改
5.4.1文件如需更改,須由原文件擬定部門進行更改并按文件原審批程序重新報批。
5.5外來文件的處理
5.5.1當管理處收到外來公文需處理時,填寫《文件處理表》,由管理處負責人提出處理意見,同時抄送辦公室、品質管理部,必要時報相關職能部門提出處理意見后進行處理,處理完后由文件管理員負責存檔。
5.5.2 收到外來標準/法規時,按《質量記錄及文檔管理程序》處理。
5.6文件的存檔
按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。
5.7電子文檔的管理
按照《質量記錄及文檔管理程序》執行。
5.8文件的保密
5.8.1公司需嚴格保密的文件包括:總經理辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、重大事故分析報告、薪金福利制度、獎金分配數額及其它重要文件等。
5.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時,須加密碼
。
5.8.3有權閱讀保密文件的公司職員對保密文件負有保密責任。
6.支持性文件
tjzzwy4.2.4-z01《質量記錄及文檔管理程序》
7.質量記錄表格
tjzzwy4.2.3-z01-f2 《文件發放簽收表》
tjzzwy4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
