工程項目文件管理程序2
工程項目文件管理程序2
對項目經理部質量管理體系、環境管理體系及職業安全衛生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關場所都能得到有關文件的現行版本。
1 職責
項目經理部辦公室是文件控制活動的主責部門。負責質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件、企業標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規范、規程等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別和管理,負責各職能部門所收集的有關經營管理、質量管理、環境保護、職業安全衛生等法律法規的統一管理和發放;負責外來和內部行政文件的管理。負責建立文件清單。
項目經理部安全監察科負責有關環境保護、職業安全衛生方面的法律法規、標準、規范、規程等文件的擬定、收集和識別。
項目經理部質量保證科負責技術標準、程序文件、規程、規范等文件的擬定、收集和識別。
項目經理部經營科負責有關經營管理方面的法律法規的擬定、收集和識別。
項目經理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術文件和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別。
項目經理部各專業分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分類
內部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術措施以及公司內部編制的行政文件等;
一定途徑獲得的外來文件:上級、業主或其他相關單位提供的文件,包括施工圖紙、設計變更等;
公開途徑獲得的外來文件:法律、法規、技術標準、規范、規程、圖集等。
2.2文件的編制、收集、審批和發布
文件發布前應得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。
質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件執行公司統一規定。
管理性文件和技術性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項目經理部各職能部門編制、收集,相關部門領導審核,主管領導批準。
施工技術措施由各專業分公司負責編制,工程科、質量保證科、安全監察科進行匯簽。
有關工程施工質量管理方面的技術標準、規范、規程、圖集以及法律法規等,由質量保證科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目總工審批后報項目部辦公室,實施動態管理。
有關職業安全衛生方面的法律法規、標準、規范、規程等,由安全監察科負責擬定、收集和識別,經項目總工審批后項目部辦公室統一進行購買、管理。
有關經營管理方面的法律法規由經營科負責擬定、收集和識別,建立文件清單,經項目項目副經理審批后項目部辦公室統一進行購買、管理。
行政文件的管理,執行《山西電建三公司公文管理規定》。外來行政文件由辦公室負責登記接收,經主管領導審批后,進行傳閱、轉發;內部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領導批準發布。
有關環境保護方面的法律法規,由安全監察科根據公司生產和服務過程對法律法規的適用性進行識別和確認,并將其有關要求摘錄轉化,形成文件,由項目總工程師審批后,轉發給各有關職能部門及相關場所。
法律法規等文件可從專業報刊、網站和國家有關主管部門等渠道獲取。
文件編號:
行政文件編號,由項目經理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規定》統一進行編號。
手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術性文件編號:
其中:工程代號用兩位數字表示,工程開工前由公司經營管理部通知經理工作部檔案室工程開工時間,由經理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。
類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。
文件序號指文件資料在同一年度內的順序流水號。
產生年份指文件產生、年度,用四位數字表示。
文件的登記發放:
行政文件由項目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規定》進行登記、傳閱和發放。
質量/環境及職業安全衛生管理手冊、程序文件、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業標準等,由工程科負責登記、進行編號、發放,并建立現行有效文件清單,并及時分發到各相關場所。
技術標準、規范、規程等,由質量保證科統一進行登記造冊,進行有效標識、發放到各相關場所,以確保其使用場所都能及時使用到現行有效的版本。
各職能部門自行編制、接收與專業有關的管理性文件和技術性文件,由本部門負責登記、發放。
文件發放前由部門負責人審批發放范圍,填寫文件發放審批單和文件發放記錄單,履行發放手續,進行發放,確保質量/環境管理體系及職業安全衛生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關文件的現行有效版本。
文件更改、作廢和銷毀:
文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進行。
文件的更改應由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據的有關資料。
文件的更改經批準后,該文件管理部門負責按原文件發放范圍發出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應及時按要求實施修改,并對修改的及時性、正確性負責。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據,確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別。
法律法規、技術標準、規范、規程等外來文件,各職能部門應及時跟蹤掌握其更新信息,進行重新識別和確認。質量管理部要及時發布現行有效文件清單,以防止文件的非預期使用。
文件失效作廢時,應由原文件管理部門下發通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應及時撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應加蓋'作廢'章進行標識,防止作廢文件的誤用。
文件保管、移交和歸檔:
各職能部門、專業分公司收到文件后,應注意妥善保管和使用,并將質量/環境及職業安全衛生法律法規等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。
項目經理部質量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續。
需要歸檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規定進行分類、編目、歸檔。
各部門根據職責范圍各自保存相應的文件,保存期限按各自文件規定的保存期限執行。
3 記錄
文件資料接收審批表
文件發放審批表
文件發放記錄單
文件資料回收記錄單
表1文
件資料接收審批表
序號文件名稱文件編號文件類別來文單數量接收日期接收人
表2文件發放審批表
文件發放范圍以'√'為準 發放份數: 編制
日期
文件名稱: 批準
日期
發放范圍發放份數發放范圍發放份數備注
項目經理項目副經理
項目總工質量保證科
工程科安全監察科
經營科供應科
